ביצוע דברים, או GTD, הוא מערכת להתארגנות ולהישאר פרודוקטיביים. זה אולי נראה מסובך מבחוץ, אבל המטרה הסופית היא להשקיע פחות זמן בעשיית הדברים שאתה צריך לעשות כדי שיהיה לך יותר זמן לדברים שאתה רוצה לעשות. בואו נשבר את זה ונראה כיצד תוכלו להחיל גרסה מפושטת על חייכם.
מה זה GTD (לעשות דברים?)
לעשות דברים(GTD) זה למעשה שני דברים: אשיטת פרודוקטיביות, וספר הנמכר ביותרעל ידי יועץ המחבר והפרודוקטיביותדייוויד אלןו זה קיים הרבה זמן, וזה מצרך של חובבי פרודוקטיביות בכל מקום - כולל כאן ב- Lifehacker. ובכל זאת, מעולם לא עשינו צלילה עמוקה על מה זה ואיך אתה יכול לגרום לזה לעבוד בשבילך. ומכיוון שנצללנו לאחרונה לכמה מהיסודות הפריצה של החיים לקוראים חדשים בסדרת 101 שלנו, חשבנו שכדאי לבקר מחדש.
במילים פשוטות, GTD היא שיטה לארגון ה- DOS, סדרי העדיפויות שלך ולוח הזמנים שלך באופן שהופך את כולם לניהול. אחד היתרונות הגדולים ביותר של GTD הוא שזה מקל לראות מה יש לך בצלחת שלך ובחר על מה לעבוד הלאה. יש לו גם דגש חזק על הוצאת ה- DOS שלך מהראש שלך ולמערכת שאתה יכול להתייחס אליה. זה מנקה את דעתך מכל הסחות דעת נפשיות שימנעו ממך לעבוד ביעילות.
הכל נשמע נהדר, אבל ל- GTD יש גם מוניטין של היותו מסובך. זה לא חייב להיות, אבל חלק מהסיבה לכך שהיא מרוויחה את המוניטין הזה בגלל שאין אף אחד, נוקשה, "דרך נכונה" לתרגל אותו. יש קווים להישאר בפנים, אבל אין "עשה זאת, אז עשו את זה, והכניסו את אלה לקטגוריה זו" סוג של כללים. אין אפליקציה מועדפת להשתמש או ביומן כדי לקנות כדי שזה יעבוד. חלק מאותה מעורפלת מקלה עלרמיקס והתאמה אישית להתאים לצרכים שלךאבל זה גם מקשה על הגישה. בפוסט זה, אנו נעביר אתכם דרך העקרונות הבסיסיים של GTD מנקודת מבט של מתחיל, ונציע כמה טיפים שיעזרו לכם ליישם טופס מפושט ונגיש יותר על לוח הזמנים הקדחתני שלכם ולרשימת ה- Do השופעת.
חמשת "העמודים" של GTD
GTD היא מערכת ארגונית. זה לא מציב חוקים סביב איך אתה עושה את העבודה שלך. במקום זאת, הוא מתמקד באופן בו אתה לוכד את העבודה שאתה צריך לעשות, לארגן אותה ובחר מה צריך את תשומת ליבך. בבסיסה, GTD עומד על חמישה "עמודים" או צעדים להתארגנות ולהישאר:
לִלְכּוֹדהַכֹּל. המטלות שלך, הרעיונות שלך, המשימות החוזרות ונשנות שלך, הכל. שים אותו במחברת עט ונייר, אפליקציית מטלות, מתכנן, כל מה שאתה מעדיף להשתמש בו כדי לארגן. GTD לא אומר להשתמש בכלי ספציפי, אבל כל מה שאתה משתמש צריך להתאים לזרימה הרגילה שלך. המחסום לשימוש בו אמור להיות כל כך נמוך שלעולם אין סיבה שתגיד "אני אוסיף את זה לרשימה שלי בהמשך." אתה רוצה לתפוס הכל ברגע שזה יקרה כדי שלא תצטרך לחשוב על זה שוב עד שהגיע הזמן לעשות את זה.
לְהַבהִירהדברים שאתה צריך לעשות. אל תכתוב רק את "חופשת התוכנית", "לפרק אותו לצעדים ניתנים לפעולהאז אין שום מחסום רק לעשות את המשימה. אם יש משהו שאתה יכול לעשות מייד ויש לך זמן לעשות, תעשה את זה. אם יש משהו שאתה יכול להאציל, האציל אותו.הנה סרטון מועיל בו דייוויד אלן מסביר כיצד להבהיר את המטלות שלךאז הם לא דורשים יותר זמן להבין למה התכוונת מכפי שנדרש כדי לעשות את הדבר שרצית לעשות.
לְאַרגֵןפריטים ניתנים לפעולה לפי קטגוריה ועדיפות. הקצה תאריכי תאריך היכן שאתה יכול, ולהגדיר תזכורות כך שתעקוב אחריהם. שימו לב במיוחדלעדיפות של כל פריט, גם כן. אתה לא ממש עושה אף אחד מהפריטים ברשימה שלך ברגע זה, אתה רק מוודא שהם בדליים הנכונים למועד מאוחר יותר והתזכורות שלך מוגדרות. בקיצור, זהו זמן איכות עם רשימת המטלות, תיבת הדואר הנכנס והלוח שלך.
לְשַׁקֵףברשימת המטלות שלך. ראשית, עיין במטוס שלך כדי לראות מה הפעולה הבאה שלך צריכה להיות. זה המקום בו הצעד המבהיר משתלם, מכיוון שאתה אמור להיות מסוגל לבחור משהו שיש לך את הזמן והאנרגיה לעשות מייד. אם אתה רואה משהו כל כך מעורפל שאתה יודע שלא תוכל פשוט להרים ולרוץ איתו, לשבור אותו. שנית, תן את רשימת המטלות שלךסקירה מעמיקה מדי פעםכדי לראות היכן אתה מתקדם, היכן אתה צריך להתאים את סדר העדיפויות שלך, ולקבוע כיצד המערכת עובדת עבורך.
לְהַעֲסִיקולהגיע לעבודה. בחר את הפעולה הבאה שלך והגיע אליה. המערכת שלך מוגדרת, כנקודה זו, כדי להבין את זה קל. המטלות שלך מסודרות בעדיפות ומוצבות בקטגוריות. אתה יודע על מה לעבוד ומתי. הם נפרצים לנתחים בניהול ובגודל נשיכה שקל להתחיל. הגיע הזמן להגיע לעבודה.
אלה העקרונות הבסיסיים של GTD. בבסיסה, GTD נותן לך דרך להוציא את כל מה שאתה צריך כדי לזכור מהראש שלך ולמערכת שיכולה לזכור אותם בשבילך, לארגן אותם ולפרק אותם לחתיכות שאתה יכול לעבוד איתה. ככה בפעם הבאה שאתה מסתכל על רשימת המטלות שלך, לא צריך להיות בלבול לגבי מה שיש לך זמן להתמודד, או מה הכי חשוב. אתה יכול להקדיש פחות זמן לחשוב מה לעשות ואיך לעבוד ויותר זמן בפועל לעבוד.
איך להתחיל עם GTD
עכשיו כשאתה מבין את הנחת היסוד הבסיסית של GTD, תחילת העבודה היא פשוטה. למעשה, סביר להניח שרבים מעמודי התווך של GTD הם כבר חלק מזרימת העבודה שלך. אולי יש לך כבר אפליקציית מטלות, או פגישה קבועה עם הבוס שלך כדי לדון בסדרי עדיפויות. זה אולי נראה מפחיד - או כמו שתבלה יותר זמן להתארגן עם משהו כמו GTD מאשר שתבלה בפועל בעבודתך - אבל זה לא צריך להיות ככה. הנה איך להתחיל.
ראשית, אתה זקוק לכלי כלשהו כדי ללכוד ולארגן את כל הרעיונות שלך, המטלות, האחריות-כל מה שאתה צריך לזכור. סביר להניח שיש לך כבר אפליקציה מועדפת של רשימת TO-DO, Journal ומתכנן שאתה משתמש בו כדי להישאר מסודרים. אם לא, חפש אחד שעובד עם הזרימה שלך. כאשר הבוס מפתיע אותך במשימה חדשה בזמן שאתה עובד על משהו אחר, אתה רוצה כלי שמאפשר לך להוציא את המשימה הזו מהראש שלך ולמערכת שלך במהירות האפשרית. ככה אתה לא צריך להדגיש על זה, או לנסות לזכור את זה אחר כך. אם אפליקציית המטלות הנוכחית שלך לא נותנת לך את החופש הזה, מצא אחד שכן, גם אם זה תווים לאחר זה או לוח לבן.
הבא-והנה הדבר שרובנו לא עושים עכשיו-הוצאו בצד קצת זמן בכל שבוע, או בתחילת כל יום כדי באמת ליצור קשר עם המטלות שלך. אחרי הכל, אין דרך מהירה יותר לבזבז זמן בעבודה מאשר לעבוד בעיוורון בלי לחשוב על התמונה הגדולה, או מה עוד אתה צריך לעשות זה יותר דחוף. וודא שה- TO-DOs מסודרים במשימות ספציפיות שאתה יכול להרים ולהרוץ איתן בכל פעם שיש לך זמן לעשות אותן.וודא שהם גם מסודרים בעדיפותכך שלעולם לא תצטרך לבזבז זמן כדי להבין מה הכי חשוב לעבוד עליו. באופן אידיאלי, כשתסיים, המטלות שלך צריכות להיות קלות לסריקה, תוכל לראות במהירות מה הכי חשוב, מה לוקח הכי פחות או פחות זמן להשיג ומה אתה צריך להתמודד הלאה (ואחרי זה ואחרי זה.)
איך אתה מארגן את ה- TO-DOS תלוי בך, אך זכור,אל תעבור יתר על המידה את השיטה שלךו זה הדברים הקטנים שעושים את זה, ואם רשימת המטלות שלך מתחילה להתנפח עם קטגוריות, סדרי עדיפויות משתנים וכל מיני תוויות ודגלים ופונקציות,הגיע הזמן לחזור לכיכר אחת ולפשטו באופן אישי, בכל בוקר אני מבלה כחמש דקות כדי להבטיח שהכל ברשימת המטלות שלי משקף את כל מה שאני צריך לעשות באותו יום, וכל מה שהוא גדול או מעורפל יש מספיק בהירות שאני יכול לרוץ איתו. ואז, פעם בשבוע, אני נותן לעצמיכחצי שעה עד שעה לסקירה שבועית, איפה שאני עושה צלילה עמוקה יותר, וודא שאני מעקב אחר כל מה שהייתי מתכוון אליו אבל מוזנח, מוסיף כל רעיונות מתמשכים לרשימת המטלות שלי, האציל את מה שאני יכול, לעשות מעט סיעור מוחות והעביר סדרי עדיפויות מסביב אם אני צריך.
מצא מערכת ידידותית ל- GTD שעובדת עבורך
אתה יכול לחשוב שדיוויד אלן עצמו משתמש באיזה מתכנן יקר, או בשפע של אפליקציות מטלות כדי לעשות את מה שהוא עושה. הוא לא. לְמַעֲשֶׂה,הוא באמת פשוט משתמש בניירו לְמַעֲשֶׂה,בסביבת העבודה שלו תמיד יש פנקס רשימות בקרבת מקום, כך שהוא יכול לרשום רעיונות וטיולים במהירות ולהוציא אותם מהראש.
אם אתה אוהב גם את גישת הנייר,שהוזכר בעבר Bullet Journalהמערכת מאוד ידידותית ל- GTD, בכך שהיא מעודדת אותך להקדיש זמן לבחון ולתעדף את ה- TO-DOS שלך, וזה מקל להוסיף DOS חדש לרשימה שלך. זה מוסיף יותר מבנה ממה שדורש GTD, אבל זה עשוי לעבוד בשבילך.
אם אתה מעדיף את הגישה הממוקדת באפליקציה, יש לך הרבה אפשרויות.Evernoteהיא בחירה פופולרית, והזכרנואיך להפוך אותו לידידותי ל- GTDבעבר, יחד עםכמה תבניותכדי להתחיל. אני אתה מעדיףספרינגד-זה מעסה בקלות גם למארגן ידידותי ל- GTDומיקרוסופט אוננוטההוא חזק באותה מידה ולא פחות ידידותי ל- GTDו שלושתם נהדרים עבור GTD, גם אם הם קצת כבדים ועשירים בתכונות.
אינך צריך להשתמש באפליקציות רב תכליתי כמו Evernote או OneNote עבור GTD אם אתה לא רוצה. אפילו אפליקציות מטלות פשוטות, כמודָרוּך-Doit.im, ואפילואפליקציית התזכורות של אפל עצמהשמתאימים היטב לעובש. לְמַעֲשֶׂה,כל אפליקציית מטלותאו כלי לרישום הערות המאפשר גם לארגן, לתעדף ולסקור את הדברים שעליך לעשות יעבוד יפה. עם זאת, חלקם מקלים על אחרים, וחלקם מתוכננים עם GTD בראש. השגיח על כך אם אתה מסתכל.
זכרו, זו רק פילוסופיה אחת
ל- GTD יש הרבה על זה, אבל בל נשכח: זו רק פילוסופיה אחת. זה לא לכולם, וייתכן שזה לא מערכת הפרודוקטיביות הטובה ביותר עבורך. יש המון מערכות ושיטות פרודוקטיביות שם בחוץ, ובעוד שיש אנשים שסוגדים ל- GTD כמו התנ"ך, זו רק מערכת אחת פופולרית מאוד של רבים. הדרך הטובה ביותר להשתמש בה היא לעסות אותה למערכת שמתאימה ביותרשֶׁלְךָצרכים, לא לדבוק בקפדנות בכל כלליו. זה מת להיות מחדש ולהתאים אותו.
לדוגמה, אם ה- DOS שלך מגיעים בצורה של מיילים, תיבת הדואר הנכנס שלך צריכה להיות חלק מהמערכת שלך. שמירה על תיבת הדואר הנכנס שלך - או לפחות מאורגנת - היא חלק מהצעדים "לכידת" ו"ארגון "לעיל.זרימת העבודה הזו של Gmailעזרנו למלאני פינולה משלנו להביא את תיבת הדואר הנכנס שלה לשליטה, ואני עדיין נשבע על ידי"השלישייה המהימנה" של ג'ינה טרפני של תיקיות דואר, לא בגלל שזה גורם לתיבת הדואר הנכנס שלי להיראות נקי, אלא מכיוון שהוא משלב לכידת ומבהיר באחד. אם אתה סטודנט,זרימת העבודה הידידותית למכללה זועשוי לפנות אליך מכיוון שהוא עוסק הן בפריטים רגישים לזמן (משימות, מאמרים, בחינות) והן בסעיפי ספציפיים להקשר (לימוד, ארגון הערות, מחקר). לא משנה מה שתעשה, וודא שזה עובד בשבילך ושהואקַלו אל תיתפספרודוקטיביות למען הפרודוקטיביותו
קריאה נוספת
עכשיו יש לך את הכלים עכשיו כדי להתחיל עם GTD ולגרום לזה לעבוד בשבילך. באמת רק גירדנו את פני השטח, והספר בפועלמציע טיפים ודוגמאות ספציפיות יותר שתוכל להחיל על הצרכים הספציפיים שלך. אם אתם מחפשים משאבים נוספים, הנה רשימה קצרה של מאמרים שכדאי לקרוא:
Tagpage GTD שלנו
זכרו, המטרה של GTD היא להקדיש קצת זמן לארגון כדי לקבל תמורה גדולה של זמן שהייתם מבזבזים על עבודה מיותרת ולא פרודוקטיבית. למאמצים שלך, אתה תהיה מאורגן יותר ונינוח יותר, מכיוון שלעולם לא תצטרך להדגיש מה לעשות הלאה, איך לעשות את זה, ומתי תהיה לך זמן - המערכת שלך תטפל בזה בשבילך. התוצאה הסופית היא שאתה מתאים יותר לעבודה שלך ואתה יותרעוסקים בחייכםו
תמונת הכותרת שנעשתה באמצעותDonatas1205(Shutterstock),נמו, וOpenClipsו תמונות אחרות מאתTypepad אירי-דייוויד צ'יקו פאם-טאו, ודניס המילטון.
