אף אחד לא אומר לך איך לטפל בדוא"ל בארגון מודרני גדול. אתה לומד דרך כאב, אוסמוזה וניסויים ומסיים עם פתית שלג ייחודי משלך של מנויים, מסננים והגדרות. בחירת פלטפורמת דוא"ל והגדרה היא כמו הצבעה - אין מועמד או מפלגה כאלהבְּדִיוּקתואם את הדעות שלך, אבל אתה פשוט בוחר את זו שהכי פחות פוגעת באנושיות שלך והגינות שלך.
מתוך הנחה שמה שהגעתי אליו עשוי להיות שימושי לאחרים, הנה איך אני עושה דוא"ל. אני עוסק כאן רק בהודעות נכנסות. יש הרבה מאמרים משובחים אחרים באינטרנט המתעמקים באמנות של יצירת מסר אלקטרוני אלגנטי ויעיל. כמו כן, זה מיועד לאימייל לעבודה. אימייל אישי הוא הרבה יותר קל.
קודם כל, אפילו אל תקרא לכל האימייל שלך "אימייל". למונח יש קונוטציות נסתרות וציפיות להיענות. האמת היא שרק חלק זעיר מההודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך הם "אימייל" במובן המסורתי (שנות התשעים).
כלל מס' 1 (כלל הזהב)
לפני שנגיע לאומים וברגים עלינו לקבוע את העיקרון הכולל. וזהו:תיבת הדואר הנכנס שלך והאופן שבו אתה מתמודד איתה חייבות לשקף את המטרות והעדיפויות המקצועיות שלך. מה שאומר שאתה צריך לסווג את הדוא"ל שלך לפי המקום שבו הוא נופל בסדר הניקור המקצועי שלך. בדרך כלל, זה הולך בערך כך, מהחשוב ביותר לפחות:
הודעות שבהן אני נמצא במפורש בשורת "אל:".. זה אומר שזה משפיע על העבודה היומיומית שלי, עוזר לי להתקדם במה שאני עושה כרגע, או שמצפים ממני להגיב בדרך כלשהי. התגובה יכולה להיות פשוט צלצול עם דעה שאחרים יקחו בחשבון, או תשובה ישירה לשאלה ישירה, החלטה ברורה או... משהו אחר. אם זה משהו אחר, דוא"ל עשוי לעזור לך לרדת לעומקו, אבל בדרך כלל תצטרך משהו חזק יותר, כמו IM, וידאו צ'אט, או אפילו פנים אל פנים כדי לפתור את זה באמת.
הודעות לרשימת התפוצה של הצוות שלי. המרכז של פעימות הלב היומיומיות של רוב הצוותים המודרניים הוא רשימת התפוצה שלהם. אני לא מתכוון להיות כאן במפורש בקו "אל:", אבל הציפייה היא שכל חבר צוות יעיין בזה לפחות כמה פעמים ביום כדי להתעדכן במתרחש בסביבתו המקצועית המיידית. האם המבנה שבור? מישהו שלח עיצוב חדש לבדיקה? תראו את השינוי האדיר הזה יורד מהצינור!
הודעות לרשימות התפוצה של צוותים שהצוות שלי מקיים איתם אינטראקציה.אלה עשויים להיות צוותים שעליהם אתה בונה, או כאלה שבונים על העבודה שלך, תשתית כלל-חברה, פעולות וכו'. עיון מדי פעם (פעמיים בשבוע) הוא כל מה שאתה צריך כאן.
כל השאר. זו רק אווירה ארגונית. בדרך כלל אפילו לא טכני. ואם יקרה משהו ממש גדול, סביר להניח שתשמעו על כך לפני שתקראו את המייל.
יש עוד כמה כללי יסוד אם אתה רוצה להישאר שפוי תוך כדי התמודדות עם צינור האימייל המודרני.
כלל מס' 2: דוא"ל הוא מקום נורא לרשימת מטלות
אני באמת לא מבין איך אפשר להשתמש ב-GTD למייל. מייל הואלֹאניתן לפעולה. ברגע שתקראו אותו ותבינו אותו, אתם עלולים לקבל פעולה ברורה, אבל תיבת הדואר הנכנס שלכם אינה המקום לדחוף אותו.
כלל מס' 3: דוא"ל הוא לא המקום שבו אנשים אחרים יכולים ליצור עבודה בשבילך לעשות
אני חושד שזו הסיבה העיקרית שכולם כל כך לחוצים במייל. אם כל הודעה היא חתיכת עבודה שנופלת עליך, לא פלא שהיא מטריפה אותך. לקח לי הרבה זמן להבין את זה. העבודה שאתה אמור לעשות נידונה, מובהרת ומוקצה דרך ערוצים אחרים, בדרך כלל צ'אטים עם המנהל שלך. הדוא"ל מיועד לביצוע תחומי האחריות שנקבעו מראש. אנשים אקראיים לא יכולים להכניס משימות לרשימת המשימות שלך פשוט על ידי שליחת דוא"ל. אתה חייב להחזיק עמדה יציבה עם זה. אם כן, אתה צריך לדחוף לאחור, בנימוס, ולהבהיר את המצב בערוצים אחרים. (אני מניח שיוצא מן הכלל הוא אם אתה בתפקיד כלשהו של תמיכת לקוחות/CRM.)
יישום
אני משתמש בג'ימייל, אז כל מה למטה הולך להיות במונחים של זה. זה די פשוט באמת. יש לי מסננים לכל אחד מהמעגלים הארגוניים שתוארו לעיל. חשוב להיות שוטף עםקיצורי המקשים השימושיים של Gmailכך שתוכל לעבור בין תצוגות במהירות. למשל, הכל כדי "[מוגן באימייל]" מקבל את התווית "הצוות שלי". אני יכול לעבור במהירות לתצוגה זו על ידי לחיצה על "gl" ואחריו האותיות הראשונות של "הצוות שלי". הספירות שלא נקראו לא אומרות לי כלום. הכל זרם. חלק מההודעות עוברות שלא נקראו כי אני מקבל את מה שאני צריך משורת הנושא. החריג היחיד הוא למטה.
התצוגה שבה אני משתמש עבור המעגל הפנימי ביותר (כלומר הודעות מפורשות אליי) היא זו שבה אני מבלה את רוב זמן תיבת הדואר הנכנס שלי. הפילטר משמש לשם כך"to:me is:unread newer_than:7d", שנותן לי את כל ההודעות במפורש אלי שנשלחו בשבוע האחרון שלא נקראו. אם אני רוצה שסנוורים פשוט יתקרבו, אני יכול להתעמק רק ב-"newer_than:1d" עבור ההודעות של היום. או שאני יכול להשתמש במספר גדול יותר של ימים כדי להתרחק.
לך תעשה מייל. אל תלחץ.
איך אני עושה דוא"ל, ויווק האלדר
Vivek Haldar כותב תוכנה עבור גוגל. לפני שנים רבות, הוא היה אסטודנט לדוקטורטבאוניברסיטת קליפורניה, אירווין (ואפילו כתב כמהניירות). הירשמו לשלוהזנת RSSולעקוב אחריו הלאהלְצַפְצֵף.
רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיטסה.
