מחק את המייל; תעשה מה שכתוב באימייל; נָצִיג; או לדחות את זה.
קרדיט: rawf8 - Shutterstock
ניהול תיבת הדואר הנכנס שלך היא משימה בלתי נגמרת, ולכן עלינו לפשט אותה ככל האפשר: ואחת הדרכים לעשות זאת היא להסתמך על ארבעת ה-Ds, או שיטת ה-4D. קל לזכורוקל ליישום, מה שעושה את זה מועיל לכל מי שיש לו ערימת אימיילים להתמודד איתה מדי יום. הנה איך לעקוב אחריו.
מהי שיטת 4D לניהול תיבת דואר נכנס?
שיטה זו של ניהול תיבת הדואר הנכנס שלך שמלאה על גדותיה קיימת לא מעט זמן ונשענת על קבלת החלטות מהירה כדי לעזור לך לנתק את הכל בקלות. לְמָשָׁל,פתרונות עומס יתר באימייל, ספקית של ספרים אלקטרוניים בנושא ניהול תיבת דואר נכנס, ממליצה עליו לפחות מאז 2014. נבדק בזמן, זה עובד - אבל רק אם אתה באמת מקבל את מה שאתה אמור לעשות.
4D מייצג, כמובן, ארבעה "D":
דלמחוק את המייל
דמה כתוב במייל
דלהעניק את מה שהמייל רוצה שתעשה
דאחרי זה
תומכי השיטה, כמואלכסנדרה בז'סקה, מנהל פיתוח עסקי ב-XTRF Translation Management System, אומר שזה עובד כל עוד אתה מקפיד על כך. הנה איך להפעיל את זה.
כיצד להשתמש בשיטת 4D של ניהול תיבת דואר נכנס
4D דומה לכלל הנגיעה האחת. למעשה, זה מסתמך על זה, אבל לוקח את זה צעד קדימה. כשאתה משתמש בכלל בנגיעה אחת, אתה מקבל החלטה לגבי המייל ברגע שאתה פותח אותו. כדי שהטכניקות האלה יעבדו, אתה צריך לפתוחכֹּלמייל, או לפחות להסתכל עליו ולזהות בשורת הנושא האם כדאי לפתוח. אז, דבר ראשון, תצטרך לקבוע זמן בכל יום כדי למיין את כל התקשורת שלך.השתמש ב-timeboxingלחסום זמן בכל בוקר, למשל, כדי לעשות זאת.
כאשר הגיע הזמן לעבור על ההודעות שלך מדי יום, צא לבצע בחירה לגבי כל אחת מהן, תוך התייחסות לארבע האפשרויות שלמעלה. אם זה לא רלוונטי, ספאם, או לא ידרוש אי פעם מעקב, מחק אותו. אם זה מצריך משימה שניתנת לביצוע כרגע, אתה אחראי, ו/או שזה די דחוף, פשוט בצע את זה. אם זו משימה פחות דחופה עבור מישהו אחר במחלקה שלך או שיכולה להיות מטופלת על ידי אדם אחר מבלי להעמיס עליו, האצול אותה והעביר אותה לדרכו. אם זה משהו שאפשר או צריך לטפל בו בעתיד הקרוב אבל לא דורש פעולה מיידית, דחו אותו על ידי העברה לארכיון, הכנסתו לתיקיה או סימון בכוכב.
כשזה יסתיים, חזור שוב והעבר בארכיון או מחק כל דבר שנעשה או הקצה, נקה את תיבת הדואר הנכנס שלך לקראת גל ההודעות הבא. היתרון בשימוש בשיטה זו הוא בכך שהיא הופכת את קבלת ההחלטות לפשוטה, מהירה וניתנת לפעולה, ובנוסף שומרת על תיבת הדואר הנכנס שלך נמוכה או קרובה לאפס. הסרת בחירות מיותרות או דחיינות מייעלת את התהליך וממשיכה לנוע באחת מארבע דרכים בלבד, ומבטיחה שהכל יתבצע או יוסר מהצלחת שלך.
לינדזי אלפסון
עורך תכונות
לינדזי אלפסון היא עורכת התכונות של Lifehacker. כיום היא מכסה פריצות ללימודים ולפרודוקטיביות, כמו גם ניקיון ביתי ודיגיטלי, ומפקחת על הפרילנסרים על קצב המין ומערכות היחסים. היא בילתה את רוב הקריירה שלה לפני ה-Lifehacker בסיקור מדיה ופוליטיקה עבור כלי תקשורת כמו Us Weekly, CNN, The Daily Dot, Mashable, Glamour ו-InStyle. בשנים האחרונות, העיסוק העצמאי שלה התמקד בשימוש בסמים ובמשבר מנת יתר, עם קטעים שהופיעו ב- Vanity Fair, WIRED, The New Republic, The Daily Beast ועוד. הסיפור שלה עבור BuzzFeed News זכה בפרס American Journalism Online לשנת 2022 עבור ההסרה הטובה ביותר של חדשות מזויפות.
בנוסף לעיתונאות שלה, לינדזי היא סטודנטית בבית הספר לבריאות הציבור העולמית של NYU, שם היא עובדת לקראת התואר השני שלה בבריאות הציבור ועורכת מחקר על הטיה תקשורתית בדיווח על שימוש בחומרים עם יוזמת הדיווח על התמכרות של המכון למדיניות אופיואידים. היא גם מחנכת ספין מוסמכת של שוין. היא זכתה בתחרות Dunkin' Donuts לשנת 2023 שהעניקה לה שנה של קפה חינם. לינדזי מתגוררת בניו יורק, ניו יורק.
קרא את הביוגרפיה המלאה של לינדזי