עזוב את העומס של הכונן הקשיח עם תיקיית בית מאורגנת ואוטומטית

תיקיית הבית שלך היא בסיס הפעולות במחשב שלך, שבה אתה זורק כל מסמך, מתקין אפליקציה, תמונה וקובץ אחר שתצטרך מאוחר יותר. אז למה זה נראה כאילו הוא נהרס על ידי טורנדו וירטואלי? הנה איך לארגן את כל המסמכים שלך כך שלעולם לא תצטרך לחטט שוב ​​בבלגן של קבצים.

אייקונים מאתדיוויד לנהם.

כבר דיברנו עלכיצד לנקות ולארגן את שולחן העבודה שלך, אבל תיקיית המסמכים שלך יכולה להיות עמוסה באותה מידה, במיוחד מכיוון שהרבה ממה שאתה שומר על שולחן העבודה שלך הוא זמני - בעוד תיקיית הבית שלך בונה כל פרויקט שאי פעם עבדת עליו, שלא לדבר על חצי מהקבצים שאתה מוריד. בונים משיטת ארגון המסמכים המקורית של ג'ינה, אנו הולכים להראות לך מבנה תיקיות מעודכן עבור המסמכים שלך, כיצד לשלב אותו עם Dropbox כך שיהיה לך אותו בכל מקום שאתה הולך, וכיצד לשמור אותו נקי מבלי לגעת בו.

ארגן את התיקיות שלך

הצעד הראשון בשליטה על תיקיית הבית שלך הוא ליצור מבנה תיקיות שעובד בשבילך. רוב תיקיית הבית כבר מוגדרת לארגון קל - יש לך את המסמכים שלך בתיקייה אחת, המוזיקה שלך בתיקייה אחרת וכן הלאה. אבל בתוך התיקיות הבודדות האלה, דברים יכולים להתבלבל במהירות.

בדרך כלל, אני נותן לנגן המדיה שלי לנהל את תיקיית המוזיקה שלי, ולמנהל התמונות שלי לטפל בתיקיית התמונות שלי (אם כי אתה תמיד יכוללעשות זאת בעצמךגם). תיקיית המסמכים שלך, לעומת זאת, תלויה בך. אתה יכול פשוט לדחוף כל מסמך Word, PDF וקובץ אחר בתיקיית המסמכים ולהשאיר אותו לפונקציית החיפוש שלך, אבל אני מעדיף להוסיף לפחות שכבה אחת של ארגון כדי שאדע איפה הכל נמצא. זה קצת שונה עבור כולם, אבל גיליתי שחמש התיקיות האלה אמורות לספק שלד טוב כמעט לכל אחד.

בק: אני אוהב שמות קצרים של תיקיות, מכיוון שלעתים קרובות אני צריך לגשת אליהם באמצעות שורת הפקודה, אבל אתה יכול לתת לתיקיות האלה שמות איך שאתה רוצה. Bak ראשי תיבות של גיבוי, אבל אל תלך שולל: זה לא המקום אליו מגיעים גיבויי המערכת שלך.אלה צריכים להתגורר בענן, או לכל הפחות בכונן חיצוני. במקום זאת, תיקיה זו מיועדת לגיבויים, הגדרות וקבצים אחרים ספציפיים ליישום. זה אומר שקובץ הגיבוי של Quicken, CSV פנקסי הכתובות המיוצאים ודברים כאלה נכנסים לכאן. בנוסף, הרבה תוכניות - כמו GIMP או PhraseExpress, למשל - אוהבות לשים תיקיות הגדרות בתיקיית המסמכים שלך. בדרך כלל, אתה לא יכול לשנות את המיקום שלהם, אבל אני לא אוהב שהם מבלבלים את השורש של תיקיית המסמכים שלי. לכן, אני בדרך כלל מסתיר אותם ומציב להם קיצור דרך בתיקיית Bak - לפחות עבור אלה שאצטרך לגשת אליהם באופן קבוע. אתה יכול להסתיר תיקיה ב-Windows על ידי לחיצה ימנית, מעבר למאפיינים וסימון התיבה "נסתר". למשתמשי Mac אין באמת בעיה זו, אז אתה לא צריךלהסתיר תיקיותבתוך המסמכים שלך.

מסמכים: זה המקום אליו מגיעים כל המסמכים הקשורים לפרויקטים נוכחיים ופתוחים. עבורי, זה אומר קבצי HTML של כל מאמרים שאני עובד עליהם כעת, קבצי Zip הקשורים לכל דבר שעדיין נמצא ברשימת המטלות שלי, וכן הלאה. אתה יכול לארגן את זה בתת-תיקיות אם יש לך הרבה מסמכים, אם כי אני מגלה שבדרך כלל אני לא צריך (מכיוון שרוב העבודה שלי היא מקוונת). תיקייה זו יכולה להשתנות ולשנות לעיתים קרובות, ולמרות שנהפוך את התהליך לאוטומטי ככל שנוכל, תרצה לעבור על התיקיה הזו באופן קבוע ולנקות את כל מה שאינך צריך כרגע גישה מהירה אליו.

ארכיון Docs: זה המקום שבו דברים מ-Docs הולכים כשאינך זקוק להם יותר. עבורי זה אומר מאמרים מוגמרים שפורסמו, חשבוניות קודמות, חוזים וכל מה שאצטרך לגשת אליו "יום אחד". זהו ארכיון לטווח ארוך, ואתה לא אמור לגשת באופן קבוע לשום דבר בתיקייה הזו - זה הולך להיות גדול ומסורבל, וזה בסדר, כי בהזדמנויות הבודדות שאתה צריך משהו ממנה, אתה יכול פשוט לחפש. בדרך כלל אני אוהב לשים קיצור דרך לארכיון Docs בתיקיית Docs שלי, כך שאוכל בקלות לגרור ולשחרר מסמכים ישנים כדי לאחסן אותם, אבל זה תלוי בך.

LTS: LTS ראשי תיבות של Long Term Storage, וכאן אתה זורק דברים שלא ממש מתאימים לארכיון Docs או Bak. זה המקום שבו אני שומר ISO עבור כל תקליטורים חיים שאצטרך, ספרי חוקים PDF עבור משחקי השולחן האהובים עלי, כרטיסיות גיטרה שאני רוצה לאחסן באופן מקומי, או מדריכים עבור הגאדג'טים שלי וטכנולוגיה אחרת. אני מעדיף לשמור את הדברים האלה מחוץ לארכיון Docs ו-Docs מכיוון שהם בדרך כלל אישיים יותר מאשר הקשורים לעבודה, ובדרך כלל אכנס אליהם לעתים קרובות יותר. מה שאתה מאחסן כאן תלוי בך, אבל מצאתי שזה מיקום טוב לכל הדברים שעדיין לא היה להם מקום.

סקריפטים: זה המקום שבו אתה שומר כל סקריפטים, קיצורי דרך, שינויים ברישום ודברים דומים אחרים. גם אם אינך מתכנת, ייתכן שתגלה שיש כמה דברים שבשבילם אתה רוצה את התיקיה הזו - בין אם זה סקריפטים של AutoHotkey,קובץ Todo.txt שלך,סקריפטים שאתה צריך עבור Geektoolאוֹמד גשם, וכן הלאה. הרבה פעמים, ההבדל בין Bak ו-Scripts יכול להיות עכור, במיוחד אם אין לך יותר מדי סקריפטים. אם תגלה ששתי התיקיות ריקות למדי, תוכל לאחד אותן לתיקיה אחת לגישה קלה יותר. עם זאת, יש לי הרבה סקריפטים אקראיים שאני שומר בהישג יד לדברים שונים, אז אני מעדיף לשמור אותם נפרדים. שוב, אתה יכול להתאים את המבנה הזה כך שיתאים לזרימת העבודה שלך - זה לא חקוק באבן.

אני בדרך כלל לא מוסיף תיקיות בתוך אף אחת מהתיקיות הללו, למעט חריג או שניים. ככל שתצטרך לעשות פחות לחיצה כדי למצוא קובץ, כך ייטב, כך שאתה לא רוצה איזה עץ תיקיות גדול ומסובך אם אתה לא צריך אחד. גיליתי שתיקייה אחת או שתיים עמוקות היא כל מה שאני צריך כדי לשמור על הכל מאורגן, אם כי בהתאם למספר המסמכים שאתה זורק לתיקיית Docs, ייתכן שתרצה לפצל אותה לתיקיות משנה נוספות. מכיוון שרוב העבודה שלי היא מקוונת, אני מגלה שבכל מקרה יש לי רק כמה מסמכים בכל פעם, כך שהקילומטראז' שלך עשוי להשתנות.

לבסוף, צריך להיות לך מקום אחד או שניים שבהם אתה מאחסן קבצים באופן זמני. בימים אלה, זה בדרך כלל שלךהורדותתיקיה ו/או שלךשולחן עבודה.כל אחד מארגן אותם קצת אחרת, אבל גיליתי שאם אני צריך לארגן אותם, אני סומך עליהם יותר מדי. אני מגדיר את Firefox, uTorrent ותוכניות אחרות לשפוך את ההורדות שלהן בתיקיית ההורדות שלי, ובדרך כלל אני משתמש במה שהיא - מתקין אפליקציות, קובץ .torrent או כל דבר אחר - מייד, ואז ניתן למחוק אותו. אם זה מסמך או PDF, בדרך כלל אכניס אותו ישירות ל-Docs. כמו Docs, תיקייה זו לעולם לא אמורה לכלול בה יותר מדי דברים בבת אחת - לאחר שהשתמשת בה, מחק אותה או הכנס אותה לאחת מהתיקיות שלמעלה אם יש לה מקום שם. תיקיית ההורדות שלי היא בעצם נקודת אמצע בין האינטרנט למסמכים שלי, כך שאם משהו נמצא שם במשך זמן מה, הוא לא נמצא במקום שהוא צריך להיות.

שמור אותו נקי באופן אוטומטי עם Belvedere

להמציא מבנה תיקיות יעיל עוזר מאוד, אבל הצורך להזיז קבצים כל הזמן הוא סוג של כאב. אנחנו יכולים להפוך חלק מהתהליך לאוטומטי עם תוכנית כמוBelvedere עבור Windows, אוהייזל למק. יש לנוהראה לך כיצד להשתמש בהם בעבר, אז לא נפרט כאן יותר מדי, אבל אתה יכול להשתמש בכמה כללים פשוטים כדי לוודא שהכל יישאר נקי.

לדוגמה, תיקיית ה-Docs שלי הופכת די עמוסה אחרי שבוע-שבועיים, בגלל כל המאמרים שאני שומר במהלך כמה ימים. במקום להיכנס לשם ולהעביר אותם לארכיון Docs בעצמי, אני יכול להגדיר את Belvedere לעשות זאת באופן אוטומטי. כדי לעשות זאת, פתח את ההגדרות של Belvedere ולחץ על סימן הפלוס בפינה השמאלית התחתונה כדי להוסיף תיקיה חדשה. בחר את תיקיית המסמכים שלך וצור כלל חדש. קרא לזה איך שאתה רוצה, וודא שהתנאים הם "הרחבה היא מסמך" ו"תאריך השינוי האחרון אינו ב-7 הימים האחרונים". ברור שאתה יכול לשנות את סיומת הקובץ למה שאתה רוצה. תחת "עשה את הפעולות הבאות", הגדרתי אותו להעביר את הקובץ לארכיון Docs. ראה את התמונה מימין לדוגמא של כלל זה.

כעת, Belvedere תאחסן אוטומטית מסמכים מסוג זה שהיו שם יותר משבוע. אתה יכול לשנות את הכלל כראות עיניך; גיליתי שבדרך כלל שבוע מספיק לי. אתה יכול גם לסמן את התיבה "אשר פעולה" בחלון עריכת כלל אם אתה רוצה שהיא תציג לך חלון קופץ בכל פעם שהוא מעביר קבצים, אבל זה יכול להיות מעצבן.

הגדרתי כלל דומה עבור תיקיית ההורדות שלי, שמעביר את כל קבצי ה-EXE בני שבוע לסל המיחזור (מכיוון שלרוב מדובר במתקינים שאני כבר לא צריך). שוב, אתה יכול לעשות את זה עם כל סוגי הקבצים שאתה רוצה. אם גם אתה רוצה להתקדם עם זה, אתה יכול - בין אם זה הוספת מוזיקה שהורדת אוטומטית לנגן המדיה האהוב עליך, ריקון קבוע של סל המיחזור ועוד. בדוק שלנומדריכים מלאים לאוטומציה של ארגון התיקיות שלך עם Belvedere והאזללרעיונות ומידע נוסף.

סנכרן הכל לענן עם Dropbox

לבסוף, נרצה לוודא שכל המסמכים החשובים שלנו מסונכרנים לענן כדי שנוכל לגשת אליהם מכל מקום. שוב, יש לנודיבר על זה פעם אחת בעבר, אבל אנחנו הולכים להשתמש בשיטה קצת אחרת. במקום להשתמש ב-Dropbox שלנו כתיקיית הבית שלנו - מכיוון שאני אוהב את מבנה התיקיות הביתיות המוגדר כברירת מחדל - אנחנו הולכים להשתמש בקישורים סמליים כדי לסנכרן רק את התיקיות שאנחנו רוצים. קישורים סמליים הם בעצם כמו קיצורי דרך, אלא שהמחשב שלך לא מזהה אותם כקיצורי דרך - הוא רואה בהם את התיקיה האמיתית שאליה הם מקשרים.

ב-Windows, התהליך קצת מבלבל. אנחנו עדיין הולכים לשים את התיקיות שאנחנו רוצים לסנכרן בתיקיית Dropbox שלנו. זו הדרך היחידה שבה זה עובד ב-Windows. לאחר מכן, ניצור קישורים סמליים במיקומים המקוריים של התיקיות האלה, כך שזה כאילו מעולם לא נעלמו, וכל האפליקציות שלך עדיין ישתמשו באותם נתיבים לקבצים כדי למצוא את כל המסמכים וההגדרות שלך.

לשם כך, תחילה תפוס תיקיה שברצונך לסנכרן (נשתמש ב-Docs כדוגמה) וגרור אותה אל הדרופבוקס שלך. לאחר מכן, כדי ליצור סימן-קישור, תצטרך לקפוץ לשורת הפקודה ולהפעיל אתmklinkפקודה באמצעות התחביר הזה:

mklink /D C:\Path\To\Link C:\Path\To\Original\Folder

אז, במקרה של תיקיית Docs, שנמצאת כעת ב-Dropbox שלנו, זה יעשה:

mklink /D C:\Users\Whitson\Documents\Docs C:\Users\Whitson\Dropbox\Docs

כעת אתה אמור לראות קישור למסמכים בתיקיית המסמכים שלך, מה שמוביל אותך לתיקיית המסמכים האמיתית בדרופבוקס שלך.

ב-OS X ו-Linux, אתה יכול להשאיר את התיקיה הרצויה (שוב, במקרה זה, Docs) במיקומה המקורי, וליצור קישור סימול ב-Dropbox שלך כדי לסנכרן את התיקיה. עשה זאת עם הlnפקודה, שפועלת כך:

ln -s /path/to/original/folder /path/to/link

במקרה זה, תפעיל את הפקודה הזו כדי לקשר את התיקיה Docs:

ln -s /Users/Whitson/Documents/Docs /Users/Whitson/Dropbox/Docs

כעת, חזור על התהליך הזה עבור כל תיקייה אחרת שתרצה לסנכרן - אני מסנכרן את כל תיקיות המסמכים והתמונות שלי, אבל לא את המוזיקה, הסרטונים או ההורדות שלי - ותהיה לך גישה אליהם בכל המכונות האחרות שלך בלי לבלבל מבנה הספריות המקורי של המחשב שלך. שים לב שאם אתה מרגיש לא בנוח עם שורת הפקודה, אתה תמיד יכול להשתמש באפליקציה כמושהוזכר קודם לכן סנכרון תיקיות Dropboxעבור Windows אושהוזכר קודם לכן MacDropAnyכדי ליצור קישורים סמליים אלה.

ברור שכל מה במדריך זה כפוף לרצונות ולצרכים הספציפיים שלך. אם יש לך רק "סקריפט" אחד או שניים, אתה תמיד יכול פשוט לזרוק אותם ב-Bak כדי להקל על החיים שלך, או אם אתה מוצא שאתה צריך תיקיה נוספת למשהו ספציפי שקשור לעבודה שלך, קדימה צור אותה. זהו רק מתאר שלד, ואמור לספק לך נקודת התחלה לתיקיית בית שהוטבעה לאחרונה עם כל טוב הניקוי האוטומטי המסונכרן שאתה יכול לחשוב עליו. יש לך עצות או שינויים משלך לזה? שתף אותם בתגובות למטה.