אין לך בעיה להיות עסוק. אין בעיה למחוק דברים מרשימת המטלות שלך. אתה עושה ריבוי משימות כאילו זה יוצא מהאופנה. אבל השבועות ממשיכים לעוף ואי אפשר שלא להיות מרוצה ממה שהשגת בפועל. נמאס לי מהתבנית הזו. אז שיניתי את זה.
פוסט זה הופיע במקור ב-בלוג צוות.
לא רק זה, אלא שאתה מותש. המיצים היצירתיים שלך לא זורמים כמו פעם ואתה מרגיש לחוץ ולא מספיק. אתה צועד במים. לכן הגיע הזמן לשינוי.
משהו שתמיד ידעתי בחלק האחורי של דעתי, אבל אף פעם לא ממש עמדתי בפניו, הוא עובדה פשוטה אחת:המיתוס הגדול ביותר לגבי פרודוקטיביות הוא שזהו מדד לכמה אתה מקבל.
אם תצליחו להשלים עם זה, באמת לאמץ את המשמעות של זה, גם אתם תצאו במסלול המהיר מהמעגל המכוער הזה.
על מה פרודוקטיביות באמת
להיות פרודוקטיבי זה לא רק כמות. וזה גם לא קשור רק לאיכות. מדובר בביצוע הדברים החשובים והמשפיעים ביותר ביעילות וברמה גבוהה של איכות, מבלי להיתלות בשלמות. החלק האחרון הזה קשה במיוחד עבור רבים מאיתנו.
כמו רוב הדברים בחיים, יש שני קצוות של הספקטרום. מצד אחד אין לך מבנה. אתה קופץ ממשימה למשימה וחוזר שוב, זורם חופשי וחסר מטרה. קפיצה מתמדת בין מצבים נפשיים, שיחות, כרטיסיות דפדפן וכו'.
לחלופין, אם תחפש מאמרים בנושא 'פרודוקטיביות' תמצא הרבה כתוב על מה שאני מחשיב כקצה השני של הספקטרום. שגרות נוקשות, כללים ומבנים שקשה לעקוב אחריהם. לדוגמה, הטכניקת פומודורו, שבו אתה מתבקש להגדיר טיימר ולעבוד בבלוקים של 25 דקות, ולאחר מכן הפסקה קצרה בכל פעם שהטיימר כבה.
יש לי בעיה להתמיד בקשיחות מסוג זה. אני לא חי ככה את שארית חיי (ואני בספק גם אם אתה), אז קשה לצפות לסטייה כל כך קיצונית בשעות העבודה. עבורי, רוב מבני הפרודוקטיביות המפורסמים הם כמו דיאטות התרסקות. אולי תסתדר לזמן קצר, אבל בסופו של דבר זה לא בר קיימא. אתה מכין את עצמך לכישלון.
אפילו יותר חשוב, מבנה מוגזם לא משאיר מקום לעבוד על דברים כאשר ההשראה מכה, וזה החלק האהוב עלי בלהיות יזם. אם אני מסיר את החופש לעשות את זה, מחקתי את אחד היתרונות הגדולים ביותר של כל זה מלכתחילה.
כמו רוב הדברים, הייתי צריך לדמיין את הבעיה לפני שאוכל למצוא את הפתרון הטוב ביותר, אז שרטטתי גרסה פרימיטיבית של "ספקטרום התפוקה" הקטן הזה. אחר כך שרבטתי על הקטע של הקו שבו חשבתי שנפלתי (זה היה המקום שבו אתה רואה את הריבוע האדום עכשיו).
המטרה שלי הייתה לעבור ל"אזור האופטימלי" התיאורטי שלי תוך הוספת כמה שפחות מבנה וכמה שפחות כללים.
בסופו של דבר עשיתי רק שלושה שינויים באופן שבו אני עובד, אבל ההשפעה הייתה מדהימה.
ביטול ריבוי משימות וכפיית מיקוד
לפני שעבדתי על הרגלים חדשים לשגרה שלי, התחלתי בביטול הרגל רע; ריבוי משימות.
אני יודע, אני יודע — אתה לא רוצה עוד הרצאה על כמה אנחנו רוויים בגירויים ורועות תיבת הדואר הנכנס והמדיה החברתית. אני אחסוך לך את ההרצאה. אבל עשיתי מחקר קטן ומה שמצאתי היה די מדאיג.
מאמר שפורסם ב-כתב עת פסיכולוגי אמריקאי, פירטו מחקרים רבים שעוזרים להמחיש את ההשפעות המזיקות של ריבוי משימות והחלפת משימות.
בניסוי שבו התבקשו התלמידים לפתור בעיות מתמטיות, בוצעו אלו שהתבקשו לעבור גם למשימות אחרות40% יותר איטימאלה שהורשו להתמקד רק בבעיה. זה בגלל שאנחנו בעצם מתחרים להשתמש באותו חלק במוח שלנו. בדיוק כמו מחשב כשהוא עומס יתר על המידה, הוא פשוט מאט.
"כאשר אנו עוברים ממשימה אחת לאחרת וחוזר חלילה, המוח שלנו לוחץ על לחצני השהייה והפעל", אומר מדען המוח ג'ורדן גרפמן.
מחקר נוסף שפורסם בחדשות BBCאפילו מצאו שאלו שהוסחו על ידי אימייל ושיחות טלפון נכנסות ראו ירידה של 10 נקודות ב-IQ שלהם - יותר מפי שניים מזו שנמצאה במחקרים על ההשפעה של עישון מריחואנה.
להאט אותך זה רק החצי. מחקרים הראו שעומס קוגניטיבי זה תורם רבות לרמות גבוהות של מתח, תשישות ושלל מחלות גופניות אחרות. על פי מאמר שפורסם בפסיכולוגיה היוםמאת Sherrie Bourg Carter, Psy.D., עייפות נפשית מתבטאת במספר דרכים פיזיות ומזיקות, כולל אך לא רק: פגיעה בריכוז, טווח קשב ירוד, נדודי שינה, חרדה, דיכאון, עצבנות, כאבי בטן, סחרחורות ומיגרנות .
אני גם ידעתי עמוק בפנים שאני משתמש בריבוי משימות והחלפת משימות כדרך נטולת רגשות אשם לדחות את העבודה הקשה שעלי לעשות.
אם עברתי על רשימת מטלות באורך קילומטר, זה לא משנה עד כמה המשימות לא חשובות, הצדקתי לעצמי שאני פרודוקטיבי. זה טריטוריה מסוכנת.
אז הקפיצה המשמעותית הראשונה שלי לעבר"אזור אופטימלי"על הספקטרום הגיע כאשר הרשיתי לעצמי לעבוד רק על משימה אחת בכל פעם. משמעות הדבר היא סגירת כרטיסיות לא רלוונטיות של דפדפן, אימייל, חלונות צ'אט, והצבת הטלפון במצב שקט בתיק ומחוץ לטווח הראייה.
הסרה פיזית של הסחות הדעת גם מסירההעומס הנפשי והמאמץזה נכנס לעמידה בפיתוי מלכתחילה. במילים אחרות: מחוץ לטווח הראייה, מחוץ למוח.
זיהוי משימות בעלות ערך גבוה
התמקדות במשימה אחת בכל פעם היא התחלה חזקה, אבל היא מתעלמת מהעובדה הכל כך רודפת שלעתים קרובות אנחנו עובדים על הדבר הלא נכון בזמן הלא נכון. אז שוב, לקחתי להדמיה קטנה. דיאגרמה זו (בהשראת אחד מטאראנג באחי) עזר להפליא. זהו תרגיל פשוט שמאיר במה אתה באמת צריך להיות ממוקד בכל זמן נתון.
המטרה העיקרית שלך עשויה להיות בניית מותג חזק יותר או הגדלת הקהל שלך במדיה החברתית. מה שזה לא יהיה, שים את זה על ציר ה-y שבו אני מציג כרגע "הכנסה".
הכנס את כל המשימות שלך לקופסה המתאימה, בהתאם להשפעה של כל אחת מהן על השגת המטרה שלך וכמות המאמץ שהיא ייקח. לאחר מכן עבדו לפי סדר התיבות הממוספרות. (אני בטוח שתגלה שרוב הדברים שאתה נוטה לעבוד עליהם קודם באמת שייכים לדלי מספר 3).
העדיפות מספר אחת שלי כרגע בחברה שליHookFeedבונה הכנסות כדי שנוכל להמשיך לצמוח. אז כל תכונה שאנחנו בונים, כל פיסת שיווק שאנחנו עובדים עליה, כל ניסיון פניה ללקוחות פוטנציאליים, כולם נשקלים מול מה שתשפיע הכי הרבה על המטרה הזו. וזה לא תמיד "הדברים המהנים".
אם למשימה אין השפעה גדולה על המטרה שלך, תקליט אותה עד קצה השורה.
אצווה משימות חוזרות
זה אולי היה אחד השינויים הפשוטים ביותר שעשיתי בשגרה שלי והייתה לו השפעה עצומה על העומס הקוגניטיבי והיעילות שלי.
בכל שבוע יש לי קומץ משימות ואחריות שהם עמודי התווך בלוח הזמנים שלי. לדוגמה, אני שותף לארחהפודקאסט של Rocketshipוסדרת המשימות שאני צריך להשלים מדי שבוע הן כמעט תמיד זהות:
הכנה ופרסום שני פרקים (אנחנו מוציאים אחד בכל יום שלישי וחמישי)
כתבו ושלחו ניוזלטר
הכנה והקלטת שני ראיונות
סקור את הניתוח עבור נותני החסות שלנו
בסך הכל מדובר על ארבע או חמש שעות עבודה. נהגתי פשוט להתאים חלקים וחלקים כשהיה לי זמן, ולעתים קרובות זה היה הופך לשבע או שמונה שעות כי לא הייתי מרוכז לגמרי בלהפיל אותם.
היינו קובעים ראיונות במהלך השבוע בזמנים שונים, לפעמים אפילו שמונה בשבוע אחד. תמיד הייתה לי תחושה שאני שוכח משהו או מלהטט במשימות שונות בחלק האחורי של הראש. זה הרג מומנטום ב-HookFeed ושרף אותי - מה שהתחיל בתור - פרויקט תשוקה.
עשיתי שינוי פשוט. אני מקבץ את כל ההפקה לפרקי השבוע בימי שני בערב. זה לא דורש הרבה יצירתיות אז אני שומר אותו להמשך היום. כעת אנו קובעים ראיונות חדשים רק בימי שישי ב-2 משבצות זמן. אותה שעה בכל שבוע.
אני גם עושה את זה עבור חלק מהחוזרים שליHookFeedגם משימות. התוצאה היא שיש לי כמה שעות כל שבוע חסומות ל"עמודי התווך". המשימות הן שחור ולבן, ואני יודע בדיוק כמה זמן ייקח כל אחת מהן. זה מסיר כמות עצומה של עומס נפשי כדי שאוכל להתמקד בדברים הגדולים.
יתרון מפתיע של שינויים אלה
התועלת המפתיעה ביותר מלקחת את כל זה בחשבון בתהליך העבודה שלי? אני עובד פחות.
המטרה המקורית שלי בניסיון להשיג רמת פרודוקטיביות טובה יותר התמקדה במה שעוד אעשה, אבל לא באמת חשבתי על הרעיון שאפנה יותר זמן. הייתי כל כך רגיל לדרוך מים ותמיד הרגשתי שיש עוד מה לעשות ואף פעם לא מספיק זמן. בתחילה, כל מה שרציתי היה להתקדם לעבר המטרות שלי בכל דרך שאוכל.
חלק עצום בכל דבר שאתה עושה בחיים הוא לוודא שיש לך זמן לטעון מצברים. דבר מצחיק קורה כאשר אתה מבין באמצע היום שכבר ביצעת את הדברים החשובים ביותר שלך, והתקדמות מוצקה לעבר המטרות שלך... אתה יכול להתרחק! כשאתה מתחיל לשקול את סדר העדיפויות ברמה הנמוכה יותר עם אפשרות לטעינה מחדש, זה הופך להיות הרבה יותר קל ללכת לנצל קצת זמן פנוי ולא להרגיש אשמה על כך.
הייתי אפילו טוען שהפעילויות שאתה עושה בזמנך הפנוי הן למעשה בעדיפות גבוהה יותר ומשפיעות יותר על השגת היעדים שלך מאשר סדרי עדיפויות אחרים ברמה נמוכה יותר. אין תחליף להשפעות החיוביות על איכות העבודה שאני מייצר מאשר לחיות חיים מאוזנים. זה היה ללא ספק השיעור החשוב ביותר עבורי בכל זה.
למרות שאני ממליץ לך בחום לנסות את טכניקות המיקוד והתעדוף שמצאתי כל כך מועילות בשיפור הפרודוקטיביות שלי, זכור שאין תקווה להיות פרודוקטיבי באמת אם אתה שרוף. ותחושת חוסר רגשות אשם על תעדוף הזמן הפנוי שלי עשתה אותי טוב יותר בכל מה שאני עובד עליו. אז כבשו תחילה את המשימות המשפיעות ביותר שלכם, ולאחר מכן לכו לשתות משקה בשעה טובה, התעמלו, צפו בסרט, קראו ספר, תבשלו ארוחה טובה או תבלו עם חברים ובני משפחה. הערך של לעשות זאת גובר על הסיכויים הקטנים שבעבר גרמו לך לסובב את הגלגלים שלך. תאמין לי.
3 דרכים למעוך שחיקה ולהגביר את הפרודוקטיביות| בלוג צוות
ג'ואל שטייניגרהוא המייסד המשותף של@HookFeed, המספקת ניתוח לקוחות עבור Stripe, כמו גם מארח משותף של Podcast ומחבר שלאיך לבנות ספינת רקטה.
תמונה מותאמת מאדריאן נידרהייזר(Shutterstock) וניק קיני(שטרסטוק).
רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיאנדי.
