לעשות דברים, בעוד עשר שנים

אתה לא שומע הרבה אנשים מדברים עללעשות דבריםמערכת פרודוקטיביות יותר. זה לא צבעוני או ידידותי לאינסטה כמוBullet Journal, ולמרות שאפליקציות שונות טענו כי "עובדות עם GTD", כולן נפלו מעט - מכיוון שבבסיסה, GTD היא אנלוגית. זו מערכת שעובדתפחות טובאם תאפשר ל-Gmail למיין אוטומטית את הדוא"ל שלך לפי קטגוריות, או אם תאפשר לאפליקציה לסרוק את המסמכים שלך כדי לשלוף מטלות או פריטי יומן, שכן כל הפואנטה של ​​GTD היא שאתה עוקב ואוסף באופן פעיל כל משימה, אחריות או דאגה (המכונה "לולאה פתוחה") שמגיעה אליכם. אתה צריך לעיין בכל מייל ולכתוב כל פגישה, כי אם אתה מבלה זמן כלשהו בדאגה אם אפליקציה הזניחה לתזמן משהו אוטומטי, זו לולאה פתוחה שתופס לך מקום בראש ומונעת ממך לעשות משהו אחר.

ביליתי את עשר השנים האחרונות בניקוי הלולאות האלה. מעבד את המייל שלי. תזמון לוח שנה משלי. כותב את המשימות שלי. אני משתמש באפליקציות (לוח שנה, כושר, בנק) כדי לעזור לי לנהל את כל המידע הזה, אבל אני לא סומך על חלק האיסוף לאף אחד מלבד עצמי.

לעשות את כל זה - תרגול GTD - שינה את המוח שלי. אני לא יכול לחשוב על דבר יותר מבלי לפרק אותו אוטומטית למרכיביו, הפעולות הבודדות שיש להשלים לפני שהדבר עצמו יהיהנעשה, מיון, פתר. אני לא יכול לדמיין יום שני בלי סקירה שבועית, או לולאה פתוחה שנתתי לשבת בראשי יותר זמן ממה שלוקח לי להגיע למכשיר הלכידה שלי בכל מקום.

עם זאת, אני לא באמת חושב על זה כעל מכשיר לכידה בכל מקום. זה רק המחברת שלי.

הרבה ממה שכתב דיוויד אלן באופוס שלו מ-2001איך לעשות דברים: אמנות הפרודוקטיביות ללא מתחאינו מעודכן. (הוא נהג לייעץ לאנשים ליצור רשימה נפרדת של הפעולות הבאות שהם יכולים לעשות רק כשהם ליד טלפון.) ישמהדורת 2015 מתוקנתשעדיין לא קראתי, שאני מניח שעוסק בעיבוד טקסטים וסריקת עדכוני טוויטר, וכנראה שזה כבר לא מעודכן כי הוא לא כולל עצות לגבי לכידת Open Loops מ-Slack.

אבל אני לא צריך לקרוא את זה, כי כבר עברתי... טרנספורמציה. חווט מחדש. מותאם לפרודוקטיביות נטולת מתח ומוכן לבצע דברים.

איך ביצוע דברים שינה את חיי

אני לא זוכר אם קראתיפוסט ה-Lifehacker של ג'ינה טראפני על "GTD מפושט"לפני או אחרי שגיליתי את מרלין מאן43 תיקיות, אבל הרבה אנשים דיברו על GTD עוד ב-2007, ומכיוון שרק התחלתי בעבודה המשרדית הראשונה שדרשה ממני לקחת על עצמי אחריות מעבר ל"לענות לטלפונים", הייתי מוכן לזה. (כתבתי מטלות על פיסות נייר, חציתי פריטים וכתבתי אותם למחרת בבוקר.) אמרתי לבוס שלי שאני רוצה לקרוא את ספר הפרודוקטיביות הזה, ואז הלכתי לגבולות ממול. המשרד שלי וקניתי אותו.

כל העניין השתלב במוח שלי כמו מנגינה; בלתי נשכח באופן מיידי, כל יצירה זורמת אל היצירה הבאה. פתחתי גיליון אלקטרוני והתחלתי לקטלג כל משימה שלא הסתיימה, הוספתי שורות חדשות מתחת לתאים כדי לשבור את הלולאות הפתוחות לפעולות הבאות בודדות. נכנסתי לארון האספקה ​​כדי למצוא משהו שיכול לשמש תיבת דואר ייעודית עבור פיסות נייר ופריטים פיזיים אחרים שצריך לעבד למשימות ופעולות. שאלתי את הבוס שלי אם המשרד יאפשר לי לקנות 43 תיקיות ותיק תלייה שבו ניתן לאחסן אותם.

אני מאוד בטוח שהפכתי ל-GTD Dork של המשרד לאחר מכן. התגיירה. גרמתי לעמיתיי לעבודה לקרוא את הספר, ואפילו שכנעתי כמה מהם להשתתף בסמינר מקוון המציגדיוויד אלן עצמו. (הוא שיתף בטעות מסך שכלל כמה מהפעולות הבאות האישיות יותר שלו. זה היה מוזר.) שאלתי את משאבי אנוש אם ללכת לאחד מסמינרי GTD הגדולים, מהסוג שהם ערכו באולמות אירועים בבתי מלון, ייחשב כהתפתחות מקצועית.

אבל עשיתי הרבה דברים. נודעתי כאדם שיכול לאזן בין מספר פרויקטים מבלי להחמיץ דד-ליין. רשמתי כל אחריות, פירקתי אותה לפעולותיה האישיות, ובדקתי את כל הפעולות הבולטים שלי פעם בשבוע. עשיתי גם את החלק של GTD שהכי קשה בסתר; זה שהופך את GTD ממערכת גיליונות אלקטרוניים למערכת פרודוקטיביות:עשיתי את הדברים ברשימה שלי.

GTD עובד מכיוון שהוא מאפשר לך להעביר את כל תחומי האחריות הבולטים שלך למקום אחד. אתה לא צריך לבזבז את מרחב המוח במחשבה "צריך להשיג נייר טואלט, אל תשכח נייר טואלט" כי זה כתוב יחד עם "טיוטת מתווה" או "שלח דוא"ל למליסה על חשבונית" או כל דבר אחר שאתה צריך לעשות. (כן, אתה יכול לחלק את הרשימה שלך לקטגוריות, אם אתה לא רוצה לראות "קבל נייר טואלט" מעורבב בדברי העבודה שלך.) זה היה מחליף המשחקים הגדול עבורי; הרעיון שאוכל לכתובכל דבר קטן למטה, לפרק אותו לפעולותיו האישיות, ולשים את כל הפעולות הללו באותו מסמך.

GTD עובד גם מכיוון שהוא נותן לך את היכולת לסרוק במהירות את רשימת המשימות והפעולות שלך - ממש כל רשימת המטלות של חייך - ולבחור פעולה אחת להשלמתכרגע. אבל אתה גם צריך להשלים את זה. לאחר מכן, ברגע שתסיים, אתה צריך להשלים משהו אחר.

כיצד GTD מסתדר עם אפליקציות ומערכות אחרות לפרודוקטיביות

ניסיתי מספר אפליקציות ומערכות פרודוקטיביות מאז שהתחלתי את GTD. הורדתי ומחקתיזכור את החלביותר מפעם אחת; זה היה טוב, אבל יכולתי לעקוב ולארגן משימות הרבה יותר מהר בגיליון האלקטרוני שלי.

במשך זמן מה ניסיתי להוריד פרויקטים ל-Kanban Chart, ולמרות שהיה כיף להעביר פתקים דביקים, רק שיחזרתי נתונים שכבר היו לי ברשימת ה-GTD הראשית שלי - ולא הייתי צריך שתי רשימות. (יש לך שתי רשימות אומר שאתה עלול לעדכן אחת ותשכח לעדכן את השנייה, ואם אתה צריך לבזבז זמן בדאגה אם המערכת שלך מדויקת, זה הזמן שאתה לא מבלה במשהו אחר.)

הייתה תקופה שבה לא שמרתי גיליון אלקטרוני והעברתי הכל אליומחנה בסיס, כי זה נתן לי בדיוק את הפונקציונליות שהייתי צריךושום דבר אחר. רציתי לשמור רשימה אחת של הפעולות הבאות שאוכל לחלק לקטגוריות. לא רציתי שהאפליקציה תציע, ייעץ או תארגן בשמי.

אבל הגרסה הישנה ההיא של Basecamp הפסיקה בסופו של דבר להסתנכרן עם הטלפון שלי, מה שאומר שלא יכולתי לסמוך עליו יותר - ולגרסה החדשה של Basecamp יש הרבה יותר תכונות ממה שאני צריך.

אז אני שומר את הגיליון האלקטרוני שלי. זה נראה שונה בהרבה ממה שזה נראה כשהתחלתי להשתמש ב- GTD, אבל זה עובד. לפעמים אני חושב על מעבר ל-Ballet Journal - אני כן אוהב טושים צבעוניים - אבל אז אני זוכר שהנייר מתקמט ונדחף לקופסאות ומערכת הגיליון האלקטרוני שלי מכילה תיעוד מדויק של כל מה שהשלמתי, מעלשנים רבות,שאוכל למשוך ולהתייחס בכל פעם שאני צריך.

איך השתנה תרגול ה-GTD שלי

אני מתרגל GTD כבר כעשר שנים. אני עדיין רושם הכל, גם אם זו משימה שאני מתכנן לעשות ברגע שאני קם מהמיטה ונכנס למשרד הביתי שלי. (כולנו יודעים שהליכה בפתח גורמת לנו לשכוח דברים, נכון?)

אני גם עדיין מחזיק תיבת דואר נכנס ייעודית לדואר, מדי פעם מסמך נייר ודברים אקראיים שצריכים ללכת לאנשהו עד שאבין מה לעשות עם זה. הפסקתי להשתמש בתיקיית Tickler בסביבות 2012; יומן גוגל יכול היה להתמודד עם רוב התזכורות שלי, ולא היה מספיק נייר כדי לתחזק מערכת של 43 תיקיות.

נהגתי לעשות ביקורות שבועיות בימי שישי, כדרך להרהר על השבוע שזה עתה סיימתי; עכשיו אני עושה אותם בימי שני, כדרך לתכנן את השבוע הקרוב.

אני גם ממיין את הפעולות הבאות שלי לפי תאריך - למשל "הנה מה שאני רוצה לעשות ביום שלישי" - במקום להכניס את כולן לאותה רשימה. יש לי גיליון אלקטרוני שארגנתי כלוח שנה, ולכל יום יש את רשימת המשימות המקצועיות והאישיות שלו שאני מסמן כשאני משלים אותן. כאשר אני מעבד פריטים לגיליון האלקטרוני הזה, אני לא רק מפרק את הפריטים לפעולות האישיות שלהם אלא גם מחליט באיזה יום הם יבוצעו.

אני עדיין שומר רשימה נפרדת של פעולות מתישהו/אולי בחשבון Basecamp ישן שעדיין לא עזבתי - היא מכילה תיעוד של כל כך הרבה משימות שהושלמו! - למרות שהרשימה הזו מתישהו/אולי מתה ברובה. GTD עשה את שלי מתישהועַכשָׁיו; השגתי כל כך הרבה כשאמרתי "בסדר, אני רוצה לעשות את זה. איך - ומתי - אני הולך לעשות את זה?"

ואז אני עושה את זה. זה החלק הקשה ביותר ב-Getting Things Done. השאר פשוט רישום הערות ממש טוב.