איך עברתי לגמרי ללא נייר תוך יומיים

כשאתה מסתכל על ערימות הנייר שאחסנת במשך שנים, להיות חסר נייר מרגיש מרתיע. לא רק שאתה צריך לסרוק הכל, אלא שאתה צריך גם לקטלג אותו. אמנם אינך יכול לברוח מהמשימה עצמה, אך סורק נייד של דוקסי - בשילוב עם החינמי,תוכנת Evernote מדהימה- יכול להפוך את התהליך להרבה יותר קל.

דחיתי את הדיגיטציה של הנייר שלי יותר משנתיים עד שהתחלתי להשתמש בשני הכלים האלה. לאחר הגדרה קטנה בלבד, עברתי את כל הנייר שלי תוך יומיים ואין לי שום בעיה להישאר בטופ של כל הנייר שמגיע אליי. במקום לתת לו להיערם במגירה או במכונית שלי, אני פשוט מכניס אותו לדוקסי וזורק אותו למיחזור. כמה פעמים בשבוע, אני מהדק מסמכים באופן דיגיטלי בתוכנת Doxie הכלולה, ואז שולח אותם כקובצי PDF אל Evernote. הודות לזיהוי התווים האופטי (OCR) המובנה של Evernote, אני יכול לחפש את הטקסט המלא של כל מסמך סרוק. בנוסף, הנייר הדיגיטלי שלי לא נמצא רק במחשב אלא גם זמין דרך כל דפדפן אינטרנט או סמארטפון. בדרך כלל לא הייתי אוהב את הרעיון של סנכרון מידע אישי בכל רחבי האינטרנט, אלא בגלל ש-Evernote משתמשSSLאני מרגיש בנוח שהמידע החצי פרטי שלי יישמר באינטרנט. בסך הכל, אם אתה רוצה ללכת ללא מאמץ, מאובטח וזול, אתה יכול לעשות זאת עם Evernote ו-Doxie. הנה איך.

מה תצטרך

• דוקסי וואןאוֹדוקסי גו($149-199): ה-Doxie One הוא הזול מבין שני הסורקים, אבל ה-Doxie Go מגיע עם סוללה כך שתוכל לסרוק תוך כדי תנועה. באופן אישי, אני משתמש ב-Doxie Go כדי שאוכל לסרוק בקלות רבה יותר מהמחשב שלי (ולראות טלוויזיה במהלך עבודות הסריקה הגדולות האלה) אבל כל אחד מהדגמים יעשה את העבודה בסדר גמור.

• Evernote: תשתמש ב-Evernote כדי לאחסן ולארגן את הנייר הדיגיטלי החדש שלך. הורד את האפליקציה והירשם לחשבון (אם עדיין אין לך).

• כרטיס Eye-Fi X2(אופציונלי, $30): כאשר אתה מכניס כרטיס Eye-Fi ב-Doxie, הוא יעביר סריקות דרך Wi-Fi בחזרה למחשב שלך. למרות שזה דורש קצת הגדרה נוספת, דוקסי עובד בצורה זו הרבה יותר טוב. כל מה שאתה צריך לעשות הוא לסרוק ולבדוק את המחשב שלך כעבור רגעים כדי למצוא את הקבצים.

הגדר את Doxie והתחל בסריקה

Doxie דורש קצת הגדרה כדי להתחיל, אבל זה לוקח רק כמה דקות. פשוט בצע את השלבים הבאים:

1. הורד את הגרסה העדכנית ביותר של תוכנת Doxieולהתקין אותו.

2. פתח את התוכנה וחבר את Doxie למחשב שלך כאשר תתבקש. אם אתה משתמש ב-Doxie Go, הניחו לו להיטען במלואו.

3. הפעל את כרטיס הכיול דרך הסורק כפי שמתואר בהוראות ההתקנה של Doxie.

4. אם אתה משתמש בכרטיס Eye-Fi, הכנס אותו למחשב שלך ועקוב אחר הוראות ההגדרה של Eye-Fiכדי לחבר אותו לרשת האלחוטית שלך. לאחר שתסיים, הכנס את כרטיס ה-Eye-Fi שלך לחריץ כרטיס ה-SD של Doxie.

5. בחר פיסת נייר שתשמש כסריקת בדיקה. הכנס אותו עם הפנים כלפי מעלה לתוך דוקסי והמתן עד שהסורק יתפוס אותו. בעוד רגע, דוקסי יסרוק את המסמך והוא ייצא מהצד השני.

זה כל מה שאתה צריך לעשות כדי להתחיל. פשוט חזור על תהליך הסריקה עבור כל המסמכים שלך עד שתסיים. מכיוון של-Doxie יש חריץ לכרטיס SD וזיכרון פנימי, אתה יכול לסרוק כמעט בכל מקום ללא קשר להגדרה שלך. אם אתה משתמש ב-Doxie One, תצטרך לחבר אותו לחשמל באמצעות אמתאם AC USB. אם אתה סורק יותר מ-100 עמודים, תצטרך לעשות זאת גם עם Doxie Go או שהסוללה תיגמר לפני שתסיים. כך או כך, אני ממליץ לקחת אותו לחדר שבו אתה יכול לעשות משהו אחר כמו לצפות בטלוויזיה או לנהל שיחה כדי שלא תבזבז שעות רבות בסריקת נייר בלי שום דבר אחר לעשות. אם העבודה שלך מאפשרת, תוכל אפילו לקחת אותה לעבודה ולסרוק תוך כדי טיפול גם במשימות אחרות.

נהל את הסריקות שלך

לאחר שסרקת את האצווה הראשונה שלך (או את כל הנייר שלך), חזור למחשב ופתח את היישום Doxie. אם אתה משתמש בכרטיס Eye-Fi, אתה אמור לראות כבר את הסריקות שלך. אם לא, חבר את Doxie למחשב שלך וזה יתחיל לייבא את כולם. תבחין לסריקות שלך יש שמות גנריים והן קיימות כדפים בודדים, אך תוכל לתקן זאת בקלות. בכל מקום שיש לך מסמך מרובה עמודים, בחר את הדפים באפליקציית Doxie ולחץ על כפתור ההידוק. פעולה זו תשלב את כל הדפים למסמך אחד. לאחר ההידוק, לחץ על שם המסמכים המשולבים כדי להזין אחד לבחירתך. עבור מסמכים בני עמוד בודד, פשוט שנה את שמם וסיימת.

הגדר את Evernote והתארגן

לפני שתוכל להתחיל לשלוח את הסריקות שלך ל-Doxie, עליך לחבר אותה עם Evernote. זה קל להפליא לעשות ודורש רק כמה שלבים:

1. פתחו את ה-Doxie והאפליקציה היכנסו להעדפות/הגדרות שלה.

2. לחץ על הכרטיסייה אפליקציות מקומיות.

3. לחץ על הלחצן + כדי להוסיף אפליקציה ובחר Evernote.

4. מהתפריט הנפתח עיצוב, בחר PDF. (אינך צריך לבחור PDF עם OCR כי Evernote יטפל ב-OCR עבורך.)

זהו! כעת תוכל לשלוח סריקות כקובצי PDF על ידי לחיצה עליהן, לחיצה על כפתור שלח ובחירה ב- Evernote. דוקסי יעשה את השאר. עם זאת, לפני שתשלח משהו, בוא ניצור תוכנית ארגון ב-Evernote.

צור תוכנית ארגון ב-Evernote

Evernote מציעה מספר דרכים לארגן את הסריקות שלך (והערות אחרות), אך השתיים הנפוצות ביותר הן תגים ומחברות. אנחנו הולכים להתמקד בעיקר במחברות, אבל נדבר על איך אתה יכול להשתמש בתגים כדי להקל הרבה יותר גם על מציאת מה שאתה רוצה.

כאשר אתה פותח את אפליקציית Evernote, תחילה צור מחברת בשם "נייר דיגיטלי" (או עם שם אחר לא פחות) כדי לאחסן כל סריקה שמגיעה מ-Doxie. כאשר אתה שולח את הסריקות שלך מ-Doxie, הן יגמרו בזרם המרכזי של Evernote. זה לא אידיאלי כי זה המקוםהַכֹּלב-Evernote הולך. לכן אתה רוצה שיהיה לך מחברת מיוחדת מוכנה לשימוש עבור כל הסריקות שלך. בהתאם לגרסה של Evernote שבה אתה משתמש, ייתכן שתראה או לא תראה את המחברות שלך בסרגל הצד. אם כן, מעולה. אם לא, מצא את מחברת הנייר הדיגיטלי שלך וגרור אותה לסרגל הצד כדי ליצור קיצור דרך. אתה תוסיף לו סריקות לעתים קרובות, אז אתה רוצה שיהיה נגיש בקלות.

בנוסף למחברת נייר דיגיטלית, תרצה ליצור סדרה של מחברות משנה לארגון מפורט יותר. אם אתה סורק קבלות לעונת מס, צור קבלות בשם "קבלות מס". אם אתה סורק כרטיסי ברכה ישנים, צור אחד בשם "כרטיסי ברכה שאני מרגיש אשם מכדי לזרוק". אתה מבין את הרעיון. אתה לא צריך ליצור את כל המחברות שלךכרגעכמובן. אם אתה מוצא שאתה צריך אחד חדש תוך כדי, פשוט הוסף אותו מיד.

לאחר שהגדרת הכל בדיוק כמו שאתה אוהב ב-Evernote, התחל לשלוח סריקות מ-Doxie ולארגן אותן. אם אתה רוצה להיות ממש ספציפי, אתה יכול לעבור על כל סריקה ב-Evernote ולתייג אותה. גרסאות חדשות יותר של Evernote (5 ומעלה) מאפשרות לך להוסיף קיצורי תגים בסרגל הצד על ידי גרירת תג אליו. אם אתה מעדיף להשתמש בתגים במקום במחברות, פשוט תייגו כל סריקה באיזה קריטריון שתרצו והצג את הסריקות שלך דרך דפי התגים של Evernote.

עוד דברים שאתה יכול לעשות עם Doxie ו-Evernote

עכשיו אתה יודע את היסודות של עבודה ללא נייר עם Doxie ו-Evernote, אבל יש עוד שאתה יכול לעשות אם אתה רוצה. בתור התחלה, אתה תרצההורד את האפליקציות לנייד של Evernoteכך שתוכל לגשת לסריקות שלך תוך כדי תנועה. זה מועיל להפליא כאשר אתה צריך לחפש מסמך בהתראה של רגע, ובמיוחד כאשר אתה צריך לשלוח אחד למישהו. במקום לשלוח, אתה יכול גם ליצור מחברות משותפות ב-Evernote ולאפשר לאנשים מסוימים לגשת לתוכן ספציפי. לדוגמה, תוכל לחלוק קבלות מס בקלות עם רואה החשבון שלך פעם אחת ופשוט לעדכן את המחברת לאחר סריקת מחברות חדשות. תצטרך לשלוח דוא"ל אחד בלבד על קבלות, ולא כמה, ולא יהיו בעיות עם קבצים מצורפים. אתה יכול גם להשתמש במחברות משותפות כדי לשתף בקלות תמונות סרוקות עם חברים ובני משפחה. אם תשחקו, תמצאו דרכים רבות לקחת את הנייר הסרוק לכיוונים חדשים ולהסיר את העומס הפיזי מחייכם לתמיד.

צריך הגדרה מורכבת יותר? בדוק שלנומדריך מלא לדיגיטציה של הדברים שלךלאפשרויות נוספות.

דוקסי גוכרטיס Eye-Fi X2

//

//