אחרון נכנס, ראשון יוצא הוא אסטרטגיית האימייל השימושית ביותר.
קרדיט: Vigni Michael - Shutterstock
איך מחליטים לאילו מיילים להגיב קודם? הבחירה שלך יכולה לקבוע איך ילך יום העבודה שלך, אבל האפשרויות יכולות לפעמים להוביל לחוסר החלטיות (שרק מאט אותך יותר). באופן כללי, אתה צריך לבחור צד בין גישת LIFO או FIFO לתיבת הדואר הנכנס שלך - ולדעתי, הבחירה היא LIFO.
מה הם LIFO ו-FIFO?
LIFO ו-FIFO הם מונחים שמגיעים מהעולם הפיננסי - בהתאמה, הם מייצגים "נכנס אחרון, ראשון יוצא" ו"ראשון נכנס ראשון יוצא". הם משמשים לעתים קרובות על ידי רואי חשבון כדי לתאר מלאי אבל יכולים להתייחס לכל דבר שבו פריטים "נכנסים", כמו, ובכן, מיילים. בהקשר זה, זה מתייחס לתרגול של להגיב תחילה להודעות הישנות או החדשות ביותר שלך שלא נקראו, ואז לעבוד בכיוון ההפוך משם.
מדוע LIFO טוב יותר מ-FIFO לניהול דוא"ל?
LIFO, או הנוהג של מענה למיילים העדכניים ביותר לפני מבוגרים יותר, נפוץ הרבה יותר מ-FIFO, מסיבה טובה: האימיילים האחרונים שלך מתעדכנים, ובהתאם לגיל הגיל הקודם, הספינה על איחור אליהם. כבר הפליג. עליך להתמקד במשימות העומדות על הפרק כדי להישאר בטופ של העבודה שלך.
אם משהו מהעבר באמת דחוף או חשוב, תקבל מעקב, ולמרות שזה עשוי להיות מביך עבורך, זה בכל מקרה יחבוט את התוכן הישן יותר לטריטוריה של LIFO. LIFO מסתמך בעצם על הרעיון שהבעיות הישנות יותר יפתרו את עצמן או יוחזרו לתשומת לבך אם הם צריכים להיות. זה כמו לתת לעצמך חסד על מה שהחמצת ולהתמקד במה שאתה יכול לטפל בו ברגע זה.
כמובן, עשויים להיות מקרים שבהם אתהאל תעשהלקבל מעקב או באמת להחמיץ משהו חשוב מהעבר.המוזה ממליצה על פתרון קלכאן אני יכול להגיע מאחור: יום אחד בשבוע, נצל את הזמן שחסמת כדי שניהול הדוא"ל שלך יעבוד במצב FIFO, ועבר על הדוא"ל שלך בצורה הפוכה-כרונולוגית כדי לוודא שלא פספסת שום דבר גדול. עם זאת, שימוש ב-FIFO בעקביות מדי עשוי להיות בעל השלכות שליליות. אם אתה תמיד עובד על משימות מהעבר, אתה מסתכן בהחמצת משימות חדשות ודחופות יותר שזקוקות לטיפול מיידי. שמור אותו ליום אחד בשבוע והשתמש בזמנך לטיפול בעניינים דחופים על בסיס יומיומי.
מרכיב חשוב בכל אחת מהאסטרטגיות הוא תזמון. הקפד לחסום זמן לניהול דוא"ל בכל יום,באופן אידיאלי באמצעות טקטיקה של תזמון כמו טיימבוקסינג. הקדשת זמן ספציפי ללא הפרעה לניהול תיבת הדואר הנכנס שלך הופכת את זה לאפשרי יותר ומבטיחה שבאמת תטפל בהודעות הדוא"ל מלכתחילה, בעוד שמענה עליהן באופן ספורדי במהלך היום פותח לך את האפשרות להיות מוסחת או לדחות בתדירות גבוהה יותר.
לינדזי אלפסון
עורך תכונות
לינדזי אלפסון היא עורכת התכונות של Lifehacker. כיום היא מכסה פריצות ללימודים ולפרודוקטיביות, כמו גם ניקיון ביתי ודיגיטלי, ומפקחת על הפרילנסרים על קצב המין ומערכות היחסים. היא בילתה את רוב הקריירה שלה לפני ה-Lifehacker בסיקור מדיה ופוליטיקה עבור כלי תקשורת כמו Us Weekly, CNN, The Daily Dot, Mashable, Glamour ו-InStyle. בשנים האחרונות, העיסוק העצמאי שלה התמקד בשימוש בסמים ובמשבר מנת יתר, עם קטעים שהופיעו ב- Vanity Fair, WIRED, The New Republic, The Daily Beast ועוד. הסיפור שלה עבור BuzzFeed News זכה בפרס American Journalism Online לשנת 2022 עבור ההסרה הטובה ביותר של חדשות מזויפות.
בנוסף לעיתונאות שלה, לינדזי היא סטודנטית בבית הספר לבריאות הציבור העולמית של NYU, שם היא עובדת לקראת התואר השני שלה בבריאות הציבור ועורכת מחקר על הטיה תקשורתית בדיווח על שימוש בחומרים עם יוזמת הדיווח על התמכרות של המכון למדיניות אופיואידים. היא גם מחנכת ספין מוסמכת של שוין. היא זכתה בתחרות Dunkin' Donuts לשנת 2023 שהעניקה לה שנה של קפה חינם. לינדזי מתגוררת בניו יורק, ניו יורק.
קרא את הביוגרפיה המלאה של לינדזי