תמיד כדאי לתזמן מראש את האימיילים שלך

העניין באימייל, שפעם חולל מהפכה בתקשורת בעבודה, אך כעת נראה כמעט מיושן, הוא שזהו מדיום לא פורמלי הכפוף לסטנדרטים פורמליים של מקום העבודה. בניגוד לשירות הודעות Slack, הודעה שנשלחת בדוא"ל חייבת להיות מעוצבת כהלכה, לכלול תחביר ברור וללא שגיאות הקלדה. זו הסיבה שכדאי לך להרגל לתזמן את שליחתם בעתיד, במקום לפטר אותם מיד לאחר כתיבתם.

למרבה המזל, שירותי דוא"ל רבים נותנים לך את האפשרות לתזמן משלוח למועד מאוחר יותר, לאחר שהייתה לך הזדמנות לתת להם בדיקה נאותה, אז כדאי להתחיל לתזמן את כל ההודעות שלך - גם אם רק ל-10 דקות לאחר כתיבתן. .

אתה תהיה סופר טוב יותר בגלל זה

תקשורת בכתב היא לא הצד החזק של כולם, אבל נחיצותה משתרעת על פני תעשיות. טיפוח המיומנות הזו - כמו רבים אחרים - מסתכם בחזרה (ככל שאתה עושה את זה יותר, אתה הופך להיות מסוגל יותר). אם אתה מתזמן מסירת דוא"ל מבעוד מועד, יהיה לך יותר זמן לקרוא את ההודעות שלך, לתקן שגיאות, ולאמוד את החסרונות הפוטנציאליים בפרוזה שלך כדי להבטיח שאתה עובר בקול רם וברור.

עריכה עצמית יכולה להיות מייגעת, אבל ביצועה גם תעזור לך להיזכר בדברים שאולי שכחת לכלול בטיוטה הראשונה שלך. בנוסף, הקולגות שלך יתענגו על הפשטות והאפקטיביות החדשים של הכתיבה שלך, מה שרק יגביר את מעמדך בעיניהם.

ניהול הזמן שלך ישתפר

בתוך המפולת שמציג יום עבודה, אולי תזכור לשלוח הערה חשובה לעמיתים לעבודה רק בתום שעות העבודה, לאחר שכולם יתרוקנו מתשומת לב ואנרגיה. אתה לא רוצה להיות האדם הזה. במקום זאת, כתוב את האימייל לפני שכולם יתנתקו, אבל תזמן אותו לבהיר ומוקדם למחרת בבוקר.

ככל הנראה יהיה לך יותר זמן להציג תגובות פוטנציאליות להודעה שלך אם הן יזלוגו לתיבת הדואר הנכנס שלך בתחילת יום עבודה. אתה גם תאהב את עצמך על עמיתיך לעבודה; אף אחד לא חושב טוב על המכור לעבודה שמשלח ספאם לחברת Listserv עם משהו דחוף כשכולם מוכנים לכבות את המחשבים שלהם ולהתמקד בחיים שאינם בעבודה.

ניהול זמן הוא אחד האתגרים הגדולים ביותר של שבוע העבודה של 40 שעות. אם אתה מסוגל לשלוט באופן חלקי מתי שלל התגובות לאימייל שלך יגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך, זה היבט אחד פחות של 9 עד 5 שלך כדי להלחיץ ​​אותך.

אתה תהיה פחות בפאניקה

קבלת הודעה אטומה ליציאה תיתן לך יותר שקט נפשי מאשר הודעה מפוזרת שנשלחת בחיפזון. אפשר להבין שלאנשים רבים יש משרות תובעניות עם אחריות כרוכה בהצגת מבול של מיילים ברגע שהם מתקבלים. אם אתה אחד מהם, אין ספק שחווית את הפאניקה של שליחת אימייל לפני שהבנת מיד שהשמטת פרט מכריע, או אייתת את שמו של מישהו לא נכון. אם תאפשרו עיכוב של 10 דקות בלבד לפני שתסגרו את הפתק שלכם, יהיה לכם זמן להעיף בו מבט שני, ואז תוכלו לסגור את לשונית האימייל שלכם באנחת רווחה.

לא כל עבודה תלויה בתקשורת מתמדת בדוא"ל בשנת 2021. אבל אם שלך כן, מסירה מתוזמנת יכולה להפוך אותה להרבה יותר שימושית - ולהפוך אותך למתקשר טוב יותר בו זמנית.