רוב שיטות הפרודוקטיביות נותנות לך כלים להתמודד עם פרויקטים או משימות ספציפיות בצורה מאורגנת. Kaizen, שמתורגם בערך ל"שינוי טוב", היא פילוסופיית פרודוקטיביות יפנית שעוזרת לך לארגן את כל מה שאתה עושה. בקיצור, זה אומר "שיפור מתמיד, מתמיד", והוא הלך רוח שאתה יכול ליישם בכל מקום, בכל עבודה.
Kaizen היא פחות "מערכת" פרודוקטיבית שבה אתה משתמש כדי לארגן רשימת מטלות ויותר פילוסופיה. בניגוד לשיטת קבלת דברים לעשות (GTD).וטכניקת פומודורו, Kaizen היא דרך לחשוב ולארגן הכל - מהדרך שבה אתה עובד ועד לאופן שבו הצוות שלך עובד יחד.
מה זה קייזן?
בעוד Kaizen מתרגם רק ל"שינוי טוב" ואין ממש משמעות מרומזת מעבר לזה, בחוגי פרודוקטיביות משמעות המונח היא "שיפור מתמיד, מתמיד". במילים פשוטות, כל היבט של ארגון צריך, בכל עת, לשאוף לעשות את מה שהוא עושה טוב יותר. הפילוסופיה הופיעה לראשונה כאשר מספר עסקים יפניים, זמן קצר לאחר מלחמת העולם השנייה, אימצו את הרעיון שלעשות דברים כפי שתמיד נעשו הוא רעיון רע, במיוחד כאשר היו אפשרויות טובות יותר זמינות שיהפכו אותם לתחרותיים יותר. בהשראת מתחרים ושיטות ייצור מערביות, "Kaizen" הגיעה להיות שם נרדף למאמצים כלל-חברים לשפר ולייעל באופן מושכל את השיטות העסקיות ושיטות הייצור, תוך כיבוד המוצר, המלאכה או האנשים המעורבים בייצורו.
סוג זה של שיפור מתמיד ניתן לחלק לשישה שלבים:
לְתַקְנֵן: תמציא תהליך לפעילות ספציפית שניתן לחזור עליה ומאורגנת.
לִמְדוֹד: בדוק אם התהליך יעיל תוך שימוש בנתונים הניתנים לכימות, כמו זמן להשלים, שעות שהושקעו וכו'.
לְהַשְׁווֹת: השווה את המידות שלך מול הדרישות שלך. האם תהליך זה חוסך זמן? זה לוקח יותר מדי זמן? האם זה משיג את התוצאה הרצויה?
לְחַדֵשׁ: חפש דרכים חדשות וטובות יותר לעשות את אותה עבודה או להשיג את אותה תוצאה. חפש מסלולים חכמים ויעילים יותר לאותה מטרה סופית שמגבירים את הפרודוקטיביות.
לְתַקְנֵן: צור תהליכים ניתנים לשחזור ומוגדרים עבור אותן פעילויות חדשות ויעילות יותר.
לַחֲזוֹר עַל: חזור לשלב הראשון והתחל מחדש.
זה אולי נראה מתיש, אבל ברגע שזה יהיה חלק מהגישה המנטלית שלך לעבודה, או מתרבות החברה (או הצוות), זה ירגיש מאוד טבעי. אם אתה תמיד מחפש דרכים טובות יותר לעשות דברים, ואתה תמיד מוכן לנסות אותם, זה רק עליית מדרגה למסד זאת ולוודא שכולם נמצאים באותו עמוד.
כמובן שעלינו לציין שקייזן אינו שינוי למען השינוי. זה שיפור מכוון, מתמיד, ואסור לבצע שינויים שלא באמת מביאים לך תגמולים.פרודוקטיביות היא חרב פיפיות אחרי הכל. אתה יכול להשקיע יותר זמן בנסיון דברים חדשים ובחקירת כלים חדשים ממה שהיית עושה בפועל בעבודתך. זכור, מערכת הפרודוקטיביות הטובה ביותר היא זו שעוזרת לך לבצע דברים, והאפליקציות הטובות ביותר הן אלה שבהן תשתמש בפועל. זכור זאת כאשר אתה מחפש דרכים לייעל את העבודה שלך.
Kaizen בפעולה: מערכת הייצור של טויוטה
רבים מקשרים את Kaizen עםמערכת ייצור טויוטה, המשתמשת ב-Kaizen כאחד מעקרונות הליבה העסקיים שלה. סיפור מפורסם (זה הכל מלבד אגדה בבתי ספר למנהל עסקים) אומר שטויוטה מחויבת כל כך לשיפור מתמיד שכל עובד בקו הייצור של טויוטה יכול לעצור את הקו בכל עת כדי לטפל בבעיה בייצור, לתקן שגיאה או להציע ניהול דרך טובה יותר לעשות דברים שמפחיתים בזבוז או משפרת את היעילות.
כל הסיפור הולך ככה: מנהלי רכב אמריקאים ביקרו במפעלי טויוטה כדי לגלות איך עמיתיהם היפנים הצליחו לייצר כל כך הרבה כלי רכב עם כל כך מעט פסולת וכל כך מעט שגיאות. לעומת זאת, המפעלים שלהם הצליחו לשמור על ייצור גבוה, אבל היה להם שיעור שגיאות גבוה להפליא בסוף הקו. טעות אחת איפשהו לאורך פס הייצור - כמו דלת שהולחמה בצורה גרועה, גלגל הגה לא מיושר או הברגים הלא נכונים במקומות הלא נכונים - תגיע עד לסוף הייצור, ואז יהיה צורך לפרק את הרכב. הורכב מחדש כדי לתקן את השגיאה. פעולה זו עלתה יותר כסף מאשר אם השגיאה תוקנה מיד, או אם היא מעולם לא קרתה מלכתחילה.
המנהלים המבקרים צפו בתהליך של טויוטה בפעולה והיו המומים מאיך שהוא עובד. לא ניתן היה להעלות על הדעת שלעובד קו יחיד יש את היכולת לעצור את הקו ללא אישור של מנהל עבודה, ופחות מכך שיהיה לו משהו ראוי להציע להנהלה בכל הנוגע למדיניות קו או נוהל. הרעיון שלמַכנִיסעובדים על תיקון שגיאות באופן מיידי - גם אם זה לא היה התפקיד שלהם - לא היה מוכר, במיוחד מכיוון שההיגיון המתנהל באותה תקופה היה "לא משנה מה, אל תעצור את הקו". המנהלים המבקרים, מסכם הסיפור, הלכו הביתה ויישמו נהלים דומים. הם התחילו לתגמל אנשים שחיפשו דרכים טובות יותר לעבוד ביחד, או לבצע את העבודה, והם תגמלו אנשים על עבודה איכותית במקום רק על עבודה נוספת.
ככל שהסיפור הזה ורוד יהיה, העקרונות הללו הם הליבה של Kaizen כפילוסופיית פרודוקטיביות. לאחר שאומצו, המטרה היא לעשותעבודה טובה יותר, לא רק יותר עבודה (לעבוד יותר חכם, לא יותר קשה, כביכול.) באופן דומה, חשוב לפנות זמן כדי לחפש שיפורים ואופטימיזציות. כמובן, זה לא למען השינוי, אלא כדי להפוך את העבודה שלך - ובהרחבה, את החיים שלך - לטובים יותר. כמו תמיד, השורה התחתונה היא למצוא דרך לבזבז פחות זמן על הדברים שאתהישלעשות, ונותן לך יותר זמן לעשות את הדברים שאתהמַחְסוֹרלעשות.
איך לגרום לקייזן לעבוד בשבילך
Kaizen קל ליישום. מכיוון שזו יותר פילוסופיה מנטלית מאשר מתודולוגיה ממשית, אין כלים לקנות, אפליקציות להורדה או מתכננים לשרבט בהם. במקום זאת, לגרום ל-Kaizen לעבוד עבורך כרוך במידה רבה בשינוי הגישה שלך לעבודה שלך. זה אולי נראה כאילו קייזן חייבת להיות פילוסופיה תאגידית, אבלKaizen עובד ברמה האישיתגם. הנה כמה טיפים.
ראשית, הישאר במעקב אחר דרכים טובות יותר לעשות את העבודה שלך. אם אתה עסוק בדרך כלל, הקדיש זמן קבוע כדי ליצור קשר עם העבודה שלך וסדרי העדיפויות שלך. אתה יכול לבזבז את זמן ההשבתה הזה כדי לוודא שאתה עושה דברים נכון - או לעשות את העבודה שלך בצורה הטובה ביותר. הסקירה שבועית של שעה אחתהיא דרך טובה לעשות זאת, מכיוון שמטרת הסקירה היא לעשות בדיוק את זה. זה מוציא אותך מהשוחות ונותן לך נוף של 10,000 רגל של העבודה שלך. לְחִלוּפִין,השתמש באפליקציה כמו RescueTime כדי לעקוב אחר אופן העבודה שלך. תקבל תובנה חשובה לגבי האופן שבו אתה מבלה את היום שלך, ולאן הזמן שלך הולך. עם פרספקטיבה זו, אתה יכול לראות איך אתה מבלה את הזמן שלך, איפה הוא מתבזבז, וכןלהיות מעורב יותר למה אתה עושה את מה שאתה עושה.
באופן דומה, עובדי גוגל היו מפורסמיםלבלות 20% מזמנם בחיפוש אחר דרכים טובות יותר לעבוד, ו-80% מזמנם עושים את עבודתם הרגילה. מאז גוגל צמצמה את המדיניות, אבל הרעיון עדיין נשמע. אם אתה יכול להקדיש זמן לנסות דרכים חדשות לעבודה, או לנסות פרויקטים של תשוקה שעשויים לקחת אותך לכיוונים חדשים ומעניינים, תקבל את הזמן הזה בחזרה כשתגלה טכניקות טובות יותר או כלים מהירים יותר. אם 20% נראים אגרסיביים, נסה 10% - אפילו כמה שעות בשבוע לדבר עם הבוס שלך על דרכים בהן תוכל לייעל את העבודה שלך, לנקות את הצלחת שלך או כלי חדש שמקל על העבודה של כולם יכול לעשות עולם של הבדל - כל עוד כפי שאתה פתוח אליו ומחפש אותו. זה שיפור איטי, מתמשך, מתמיד.
כאשר אתה מוצא דרך להפוך את העבודה שלך ליעילה יותר, הקדישו זמן לחקירה. אם זה מתאים לסגנון שלך ולסוג העבודה שאתה עושה, נסה את זה ותראה אם זה חוסך לך זמן. אם אתה עובד בצוות, היה פתוח לביקורת בונה ומשוב מהאנשים שאתה עובד איתם. אתה אף פעם לא יודע מתי מישהו שאתה עובד איתו יציע שינוי או תיקון בדרך הנוכחית שלך לעשות דברים שיכולים לחסוך זמן ואנרגיה לכולם. אם אתה מיד מתגונן כי "זו הדרך בה תמיד עשינו דברים", אתה עלול להחמיץ הזדמנות חשובה לעשות דברים טוב יותר. לִזכּוֹר,להתחיל בקטן ולעשות צעדים קטנים. זו המהות של קייזן.
איך לזכור את קייזן כשאתה עסוק בעבודה
היישומים המעשיים של Kaizen הם נהדרים, אבל הם עדיין כרוכים בהרחקת זמן מהעבודה שלך כדי שתוכל לחשוב איך לעשות את העבודה שלך טוב יותר. חשוב גם לזכור את העקרונות הבסיסייםבזמן שאתה עובד- אתה לא רוצה להיות כל כך שקוע בעבודה שלך שאתה מפספס משהו חשוב, או נרתע מלדבר כשיש לך משהו להציע. אתה, למשל, לא רוצה להיות עובד פס הייצור שרואה את הפגוש המחובר למחצה ואת הצמיגים הלא נכונים מורכבים לרכב שאתה עובד עליו, אבל תן להם לרדת מהקו כי העבודה שלך היא רק לחבר את מראות צד.
אחד היתרונות המיידיים של Kaizen הוא תחושת הבעלות והסמכות על העבודה שלך. באופן אידיאלי, כל אחד צריך להרגיש מעורב בעבודה שהוא עושה ולהתלהב ממנה, מההתחלה ועד הסוף, וכל אחד צריך לעשות את מה שנדרש כדי להפוך את המוצר הסופי לטוב ככל האפשר. בין אם אתה עובד על מראות הצד או על הרכבת הצמיגים, אתה צריך לרצות שהרכב הזה יעזוב את הקו במצב מושלם. זה יכול להיות קשה אם העבודה שלך מנסה לבודד אותך, או שאתה מרגיש מנותק ומוכה, אבל זו התחושה הזו של עבודה מתגמלתבאמת שומר עלינו מוטיבציה. אם אין לך את זה,לעשות מה שאתה יכול כדי להשיג את זה, או חפש עבודה איפה שאתה יכול.
באופן דומה, עיקרון נוסף של Kaizen הוא למזער בזבוז בכל מקום אפשרי. זה לא אומר רק בזבוז זמן ואנרגיה בעבודתך, אלא בזבוז מאמץ שהוא משיק לעבודה. בילוי זמן בפגישות שלא צריך לקרות, למשל, או כתיבת דוחות סטטוס שלעולם לא נקראים, הם דוגמאות טובות לבזבוז שיכול להחזיר לך זמן חזרה לעבודה - או לחפש דרכים טובות יותר לעבוד. בטח, פגישות מסוימות חייבות לקרות, ודוחות סטטוס יכולים להיות חשובים, אבל אם הם לא מועילים, הורד אותם, מצא דרך להפוך אותם לאוטומטיים או האציל אותם למישהו אחר. אם ניהול תיבת הדואר הנכנס שלך תופס יותר מדי מהיום שלך, חפש מערכות שיארגנו אותו עבורך או יהפכו אותו לאוטומטי לחלוטין כך שתראה ותתמודד רק עם מה שחשוב. כל שעה שאתה מצליח לעבור בגלל שאתה חושב שאין לך זמן לנסות משהו טוב יותר היא שעה מבוזבזת.
קל פשוט להמשיך לעשות דברים בדרך המוכרת רק כדי להגיע לסוף היום, אבל זה מחניק את השיפור. כשאתה מחפש דרכים טובות יותר לעבוד, אתה לומד מיומנויות חדשות, משיג יעדים שאתה גאה בהם, הופך את עצמך ליותר ערך לעבודה שלך (או כל עבודה), מבצע שינויים חיוביים, וכמובן, חוסך זמן ואנרגיה. זה לא קל, אבל זה שווה את זה.
קריאה נוספת
בשלב זה, יש לך את הכלים להתחיל ליישם את Kaizen לפילוסופיית הפרודוקטיביות האישית שלך. כיסינו את היסודות כאן, אבל אם אתה רוצה לקרוא עוד על הנושא, הנה כמה משאבים:
Gemba Kaizen: גישה של רווחה לאסטרטגיית שיפור מתמיד, מהדורה שנייהמאת מאסאקי אימאי
Kaizen: המפתח להצלחה התחרותית של יפןמאת מאסאקי אימאי
צעד אחד קטן יכול לשנות את חייך: דרך קייזןמאת רוברט מאורר, Ph.D
אפילו ברמה הבסיסית ביותר שלה, כל מה שאתה צריך לעשות הוא לפקוח עיניים ולאמץ דרכים להשתפר כשהן מופיעות. עם קצת מאמץ ותשומת לב לפרטים, Kaizen יכול לשמש מעין "פילוסופיית פרודוקטיביות" הנשענת על כל שאר הדברים שאתה עושה.
תמונת כותרת מאתטינה מיילהוט-רוברג'. תמונות מאתג'ייסון OX4,דניאל,אלה פיליפס, וסוני אבסאמיס.
