כיצד אוכל לשמור את כל האימיילים שלי לגיבוי אישי?

קבלת עותק אישי של המיילים של העבודה שלך בהחלט יכולה להועיל הן לפני ואחרי שאתה עוזב מקום עבודה. אתה יכול להפנות אליהם מאוחר יותר, למשל, כדי לתעד משוב שקיבלת או פרויקטים שעבדת עליהם - אולי לדוגמאות להופעה הבאה שלך.

ישנן מספר שיטות בהן תוכל להשתמש כדי ליצור גיבויים של הודעות הדוא"ל שלך בעבודה. נעבור על מספר אפשרויות עבור Outlook ו-Gmail, אך לפני שנתחיל, דע את זה:החברה שלך היא הבעלים של דוא"ל העבודה שלך. כדי למנוע השלכות משפטיות כלשהן, בדוק עם מחלקת ה-IT או המפקח שלך לפני שאתה יוצר ארכיון של הדוא"ל שלך, שמא תמצא את עצמך בסוףתביעה לא נעימה.

כיצד לגבות את הודעות הדוא"ל שלך ב- Outlook

ייצא הכל לקובץ PST של Outlook

כדי לגבות את כל הדוא"ל שלך, כולל תיקיות המשנה שלך, השתמשפונקציית הייצוא של Outlook. ברוב הגירסאות האחרונות של Outlook, תמצא את זה תחתקובץ > פתיחה וייצוא > ייבוא/ייצוא > ייצוא לקובץ.

הגיבוי שלך יכיל את הדואר, היומן שלך,ואנשי קשר. לאחר מכן תוכל לקחת את קובץ ה-PST הזה ולפתוח אותו במחשב אחר - בגרסה אחרת של Outlook, אתוכנת דואר אלקטרוני שונה לחלוטין, או יישומי צד שלישי מסוימים.

גרור הודעות דוא"ל מ-Outlook לתיקיה בשולחן העבודה

אם אינך רוצה לשמור את כל הארכיון שלך, תוכל לבחור הודעות בודדות ולגרור אותן לתיקיה בסייר Windows (או Finder, אם אתה משתמש ב-Mac). זה שומר את הודעות האימייל כקובצי .MSG בודדים עם הנושא כשם הקובץ, עם כל הקבצים המצורפים.

תוכל לפתוח מחדש את ההודעות האלה ב-Outlook ב-Windows, אך לא בלקוח דוא"ל אחר מכיוון שפורמט ה-.MSG הוא קנייני ל-Outlook. (אם אתה רוצה להשתמש בתוכנית אחרת כדי לקרוא את אלה, תצטרך לבדוקתוכנת ממיר MSG או צפייה.) ב-Mac שלך, גרירת הודעות ל-Finder תשמור אותן כקובצי .EML, שאותם תוכל לפתוח בלקוחות דוא"ל אחרים.

השתמש בפקודה "שמור בשם" ב-Outlook

כדי לשמור הודעות דוא"ל בודדות ב-Outlook, הפקודה קובץ > שמור בשם תאפשר לךשמירת הודעות היא פורמטים אוניברסליים יותר, כגון טקסט, RTF ו-HTML. למרבה הצער, תצטרך לשמור את כל הקבצים המצורפים בנפרד, וזה אידיאלי רק לשמירת כמה הודעות בכל פעם.

גבה את הודעות האימייל שלך ב-Gmail

השתמש ב-Google Takeout

זוהי האפשרות הקלה ביותר עבור Gmail. אתה יכול להוריד ולייצא את כל נתוני Google שלך, כולל אימיילים, לעיון עתידי או לשימוש עם שירות אחר. עבור אלGoogle Takeoutובחר את השירות/ים של Google שברצונך לכלול בארכיון שלך. תבחר גם שיטת משלוח (הוספת הארכיון ל-Dropbox שלך או שליחת אימייל להורדה, למשל) ותדירות הייצוא (חד פעמית או כל כמה חודשים למשך שנה).

הודעות דואר אלקטרוני נשמרות כקובצי .MBOX. ויש לנומסבירכיצד להציג אותם לאחר הורדת הנתונים הגדולים שלך.

השתמש בלקוח דוא"ל שולחני

אתה יכול גם לנסות להשתמש בלקוח דוא"ל כמו Outlook או Thunderbird כדי להוריד את הדוא"ל שלך דרך POP או פשוט לגשת אליו דרך IMAP. לאחר מכן תוכל לשמור את המיילים מתוך האפליקציה. (עם Thunderbird, אתה יכול פשוט להדגיש את כל הודעות הדוא"ל, ללחוץ עליהן באמצעות לחצן העכבר הימני ולבחור "שמור בשם" כדי לשמור את כולם כקובצי .EML.)

אפשרויות אחרות ומסורבלות יותר לגיבוי האימייל שלך

אפשרויות נוספות לייצוא הדוא"ל שלך מ-Gmail וגם מ-Outlook (או מתוכניות אחרות) כוללות הדפסת הדוא"ל שלך לקובצי PDF והעברתם לכתובת הדוא"ל האישית שלך, אך יש כמה חסרונות לגישות אלה.

אם אתה רוצה להדפיס מספר הודעות דוא"ל לקובצי PDF, סביר להניח שתצטרך לעשות כל אחד בנפרד ב-Outlook. קובצי ה-PDF גם לא יכילו קבצים מצורפים, אז תצטרך לשמור אותם בנפרד. ובכל זאת, זהו פתרון מוצק אם יש לך רק כמה הודעות דוא"ל קריטיות שאתה מחפש לגבות

אם אתה משתמש ב-Gmail, יש מספר הרחבות של Chrome (כמו השם המתאיםשמור הודעות דוא"ל ל-PDF) המאפשרים לך לייצא, להוריד או להדפיס את ההודעות שלך כקובצי PDF, כולל הודעות דוא"ל מרובות בו-זמנית.

העברת מיילים לכתובת האישית שלך היא רעיון נוסף. אתה יכול להגדיר מסננים גם ב-Gmail וגם ב-Outlook כדי לעשות זאת. עם זאת, אתה תעביר הודעות דוא"ל שתקבל רק לאחר הגדרת העברה, כך שעדיין תצטרך להשתמש באחד מהפתרונות הקודמים כדי לשמור הודעות ישנות יותר (אלא אם כן תרצה להעביר את כולן באופן ידני).

מאמר זה פורסם במקור בשנת 2013 ועודכן בינואר 2020 עם מידע נוסף.