שבעת סוגי הדוא"ל וכיצד להתמודד איתם
כולנו מתמודדים מדי יום עם עומס בתיבת הדואר הנכנס, בין אם מדובר בהודעות מהעבודה או בהצדעות חשודות על ירושה מפתיעה. אבל אתה יכול לסווג את כל האימיילים שאתה מקבל לשבע קטגוריות בסיסיות כדי לעבד אותם בקלות רבה יותר מבלי לקחת את כל היום.
פוסט זה הופיע במקור בבֵּינוֹנִי.
יש כמובןהרבהשֶׁלטַקטִיקָה אתה יכול להשתמשאֶללהתמודד עם מיילים, אבל נתחיל בהסתכלות מהן שבע הקטגוריות הללו וכיצד להשתמש בהן.
שבע הקטגוריות של דואר אלקטרוני
אין צורך להגיב, ולא חשוב לקרוא.החל בנדיבות את פונקציית הארכיון או המחיקה! ואם זה ניוזלטר שכמעט ולא קראתם, עשו לעצמכם טובה ותבטלו את המנוי. אם יש מידע כלשהובֶּאֱמֶתכי חשוב, סמוך על כך שזה יגיע אליך בדרך אחרת, למשל דרך הרשת האישית שלך.
קובץ משם.דוגמאות כוללות קבלות מס, דוגמאות של הודעות דוא"ל נהדרות ומידע הדרוש לך בפעם הבאה שתעבוד על פרויקט. זה יכול להיות מועיל ליצור תיקיות עבור אלה, אבל לא להשתגע עם סיווג; אם אתה מוצא את עצמך יוצר תיקיות רבות, אתה צריךלְפַשֵׁטהעבודה או החיים שלך. וכשאתה באמת צריך למצוא אימייל, תרגל את השימוש בפונקציית החיפוש.
תגובה אופציונלית.אין צורך להגיב, אבל זה יהיה יותר אדיב אם תגיב.
קריאה בזמן פנוי.זה יהיה נחמד לקרוא, אבל לא חובה. תרגל להכניס כמה שיותר מיילים לקטגוריה זו (וקודמתה!)זה המפתח לשיפור פרודוקטיביות הדוא"ל שלך.
חובה להגיבהַיוֹם- קדימה והגיב ברגע, אם חשוב ודחוף, או בסוף יום העבודה שלך כשאתה מנקה את תיבת הדואר הנכנס שלך.
חובה להגיב(למשל הודעות דוא"ל מבוס, שותף או לקוח)אבל לא היום.מרחק יוצר פרספקטיבה. אם הודעת דואר אלקטרוני לא מצריכה תגובה היום, הכניסו אותו לתיקיה בשם היום שבו תרצו להגיב (שני, שלישי וכו') ואז באותו יום, היכנסו לתיקיה זו. לדוגמה, ייתכן שתרצה לעקוב אחר "רשימת בדיקות בוקר" הכוללת "פתח את תיקיית האימייל של היום". ישנם כמה כלים שבהם אתה יכול להשתמש כדי להפוך את זה לאוטומטי:RightInbox עבור Gmail(אני משתמש בזה) וFollowUpThen.comאוֹFollowUp.cc.
לֹא הֶחלֵטִי.במקום לסבול משיתוק על ידי ניתוח, פשוט הכניסו אותו לאחת מהקטגוריות שלעיל. זה כנראה מס' 1 או מס' 2.
שקול ליצור תיקיות דוא"ל עבור מס' 2-5. מספר 2 יכול להיות מספר תיקיות בהתאם לפרויקטים. #3 ו-#4 יכולים להיות רק תיקייה אחת כל אחד.
מספר 5 יכול להיות גם מספר תיקיות - תיקיה שונה לכל יום חול, ועוד קבוצה של תיקיות לכל חודש, או שאתה יכול להשתמש בכלים האוטומטיים שהוצעו למעלה.
הפוך את עיבוד הדוא"ל שלך ליעיל יותר
יש אזמן ספציפיכדי לעבד את המייל שלך. אני מקדיש 30 דקות בסוף כל יום עבודה בניקוי תיבת הדואר הנכנס שלי לאפס. זה יעיל יותר מאשר לנסות לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך לאפס במהלך היום. מַדוּעַ? בגלל עקרון ה"אצווה". הפָּחוֹתלעתים קרובות אתה מחליף פעילויות, היוֹתֵרזרימה ויעילות שאתה נוטה לחוות.
מה אם אתה מקבל מיילים דחופים? זו הסיבה שאנילַעֲשׂוֹתבדוק את המייל שלי במהלך היום (בערך פעם בשעה) כדי לראות אם יש משהו דחוףוחָשׁוּב. אם זה מצריך תגובה מיידית, אני עושה את זה. אם לא, אני שומר את התגובה לסוף היום. זכור את זה:מרחק יוצר פרספקטיבה.ככל שתוכל להמתין זמן רב יותר להגיב לדוא"ל, כך תהיה לך יותר פרספקטיבה לגבי הנושא. לפעמים עד סוף היום, הבעיה נפתרת מעצמה. כשאנשים מבינים דברים בעצמם, הם נעשים יותר מועצמים בתהליך.
בכל פעם שאתה לא בודק אימייל,סגור את תוכנת האימייל שלך.או לפחות תגרום לכך שלא תראה את מספר האימיילים החדשים מטפסים למעלה. בדרך זו, אתה לא שואב את האנרגיה התת מודע שלך, ממשיך לתהות אם אתה מקבל הודעות. ובהחלטכבה את כל ההתראות באימייל— אודיו וחזותי — להודעות חדשות. אתה לא עובד בתחנת כוח גרעינית. (וגם אם כן, הדברים הדחופים באמת לא היו מגיעים בדוא"ל.)
כאשר אתה מעבד את תיבת הדואר הנכנס שלךאֶחָדזמן ביום (מה שאני ממליץ לעשות בסוף יום העבודה, כך שהמוטיבציה שלך לסיים את היום שלך תאיץ באופן טבעי את עיבוד הדוא"ל שלך) - קבע כוונה לעבד את הדוא"ל שלך במהירות, כמו משחק. (אתה יכול אפילו לנסותהכלי "משחק דואר אלקטרוני".) תגיד לעצמך "הבא, הבא, הבא,"כאשר אתה מוחק או מעביר לארכיון את רוב הודעות הדוא"ל,במקום לבזבז אנרגיה על כל מייל ודוא"ל.
כתוב מיילים קצרים יותר.מה זההדבר העיקרי האחדאתה רוצה לתקשר? אמור את זה בתמציתיות. ככל שהמיילים שלך קצרים יותר, כך תגובת האימייל שלהם נוטה להיות קצרה יותר. זה חוסך לכולם זמן.
אוּלָם:להיות חיובי וידידותי.אימיילים יכולים לבנות, או לשחוק, קשרים במהירות. אני תמיד מנסה להיראות מעודד ואדיב, ומתחיל או מסיים את המיילים שלי במשהו מעורר הערכה לגבי הנמען או המצב. לדוגמה, "תודה על ההודעה המתחשבת שלך!" או "מקווה ששאר השבוע שלך יעבור טוב!" חשבו על המטרה העיקרית של רוב המייליםיחסי(שיפור האמון במערכת היחסים הזו) ומשניעסקה(לשאול/לענות על שאלות, להציע רעיונות וכו')
בעת ניקוי תיבת הדואר הנכנס שלך פעם ביום, עבד את הדוא"ל שלך ממלמעלה למטה.אם מדלגים, זה בדרך כלל לא יעיל. כדי להגיע לאפס אתה צריך לנקותכֹּלדואר אלקטרוני בכל מקרה, אז התחל מההודעה העליונה (האחרונה ביותר). וכאשר יש לך תיבת דואר נכנס ברורה ברוב הימים (או לפחות פעם בשבוע), אתה תרגיש קל יותר ומאושר יותר. נסה את זה.
פתח רק כמה מיילים, תוך כדי ארכיון/מחיקת השאר. רובנו נרשמים ליותר מדי ניוזלטרים ומדי חודשיים תגלו ששוב נרשמתם ליותר ממה שקראתם. כל שעליך לעשות הוא להחליט לפתוח ולהגיב לאישי ופרטימיילים. השאר? סווגו לפי שבעת הסוגים הנ"ל. ולמד כיצד לאחסן/למחוק במהירות הודעות דוא"ל בלקוח הדוא"ל לבחירתך; לדוגמה, ב-Gmail, זה לחיצה על תיבת הסימון בראש הדף כדיבחר הכל, ולאחר מכן לחץ על "ארכיון" כדי להוציא הכל מתיבת הדואר הנכנס. אני עושה את זהלְאַחַרהגבתי למיילים שאני צריך להגיב עליהם. לאחר מכן, אני מאחסן במהירות את השאריות.
שקול ליצורתבניות דואר אלקטרוני. בכל פעם שאתה מוצא את עצמך משיב עם אותו תוכן, ייתכן שהגיע הזמן להעתיק ולהדביק את התוכן הזה למסמך שנקרא תבניות דוא"ל. בכל פעם שאתה מעבד דוא"ל, פתח את המסמך הזה.
אם נשאר לך זמןלזמן עיבוד הדוא"ל שלך, לאחר שתבצע את האמור לעיל, או בזמנך הפנוי, תוכל להיכנס לתיקיות הדוא"ל האופציונליות של תגובה וקריאה אופציונלית שלך ולחסל אותן..זכור: הם אופציונליים, אז פשוט עשה כל מה שיש לך קצת זמן בשבילו.לְאַזֵןבחייך חשוב יותר מניקוי התיקיות האופציונליות שלך!
כמובן, אלו הן רק כמה הנחיות מוצעות וקו העבודה שלך יכול לעתים קרובות לדרוש ממך להתמודד עם מיילים בדרכים ספציפיות. נסה את הכללים האלה כנקודת התחלה לארגון האימיילים שלך וליצור תהליך משלך להתמודדות עם עומס יתר בתיבת הדואר הנכנס.
מערכת לפרודוקטיביות בדוא"ל| בֵּינוֹנִי
ג'ורג' קאוהוא מאמן עסקי המוקדש לעזור לאחרים ליצור פרנסה שמפרנסת כלכלית ומעשירה רוחנית. למעלה מ-1,000 אנשים השתתפו בתוכניות האימון פורצות הדרך שלו המתמקדות בפריון משמח, פרנסה אמיתית ושיווק מלא חמלה.
תמונה מאתרובוארט(שטרסטוק).
רוצה לראות את העבודה שלך על Lifehacker? אֶלֶקטרוֹנִיאנדי.
