Gmail הפך את הארכיון לפופולרי כדרך קלה לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך נקייה מבלי לאשפה דוא"ל, אבל אם אתה משתמש ב-Outlook, ארכיון הוא לא ממש אפשרות - כברירת מחדל, לפחות. הנה איך להוסיף ארכיון ל-Outlook.
בין אם אתה עוקבתיבת דואר נכנס אפסאו להשתמשהשלישייה האמינה של ג'ינהכדי לשמור על ניקיון תיבת הדואר הנכנס שלך, אחת המשימות הגוזלות זמן ומעצבנות ביותר ב-Outlook היא העברת הדואר שלך לתיקיית ארכיון - והיום נראה לך כיצד להפוך אותו לאוטומטי באמצעות תמיכת המאקרו החזקה של Outlook.
כל הקרדיט על הפתרון הזה מגיע לקורא Lifehacker jayp, אשרנשלח בטכניקה אורגנית משלוזה היה הבסיס למאמר זה - שווה קריאה אם אתה רוצה לראות גרסה מתקדמת יותר של התסריט.
בתרחיש שלנו, אנחנו מנסים ליצור כפתור שמעביר הודעות דואר אלקטרוני מתיבת הדואר הנכנס לתוך תיקיית ארכיון כמו זו - הקסם מתרחש מאחורי הקלעים עם מאקרו שניצור.
על מנת להשתמש בפקודות מאקרו מבלי להתבקש בכל פעם לקבל אותן, עליך ליצור תעודה דיגיטלית אישית באמצעות כלי השירות Digital Certificate for VBA Projects בעל השם המתאים.
יצירת תעודה דיגיטלית לא יכולה להיות קלה יותר - פשוט הקלד שם ולחץ על הלחצן, סגור אותו כשתסיים.
לאחר מכן ניצור את המאקרו על ידי בחירת כלים -> מאקרו -> מאקרו מהתפריט, הקלד שם עבור המאקרו שלך ולחץ על כפתור צור.
לאחר שהשקת את עורך Visual Basic, תצטרך להדביק את המאקרו הבא, ולהחליף את מה שיש כרגע. אתה תשים לב לFolders("Archive")סעיף בקוד - ניתן לשנות זאת אם ברצונך להשתמש בשם תיקיה שאינו ארכיון.
Sub Archive()
הגדר את ArchiveFolder = Application.GetNamespace("MAPI"). _
GetDefaultFolder(olFolderInbox).Parent.Folders("ארכיון")
לכל הודעה ב-ActiveExplorer.Selection
Msg.Move ArchiveFolder
ההודעה הבאה
סיום משנה
לאחר השלמת שלב זה, עבור אל כלים -> חתימה דיגיטלית והקצה את האישור שיצרת קודם לכן. זה מה שיאפשר לאאוטלוק להריץ את המאקרו שלנו ללא אזהרות תמידיות. לאחר שתסיים, לחץ על כפתור השמירה והשתמש בפריט התפריט קובץ -> סגור והחזרה כדי לחזור ל-Outlook.
לאחר מכן נגיע למעשה להוסיף את הכפתור לסרגל הכלים - פשוט לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על סרגלי הכלים, בחר התאמה אישית ולאחר מכן דפדף למטה אל פקודות -> מאקרו וגרור את המאקרו שלך לסרגל הכלים.
בזמן שעדיין תיבת הדו-שיח 'התאמה אישית' פתוחה, אתה יכול לשנות את שם הלחצן או אפילו לבטל את הטקסט, ולהקצות סמל חדש. אם ברצונך ליצור מקש קיצור עבור הכפתור, תוכל לשים סימן אמפרסנד (&) לפני כל אחת מהאותיות, מה שיהפוך את קיצור הדרך לנגיש דרך Alt+
כעת יש לנו סמל לאחסון דואר בארכיון - אך יהיה עליך להפעיל מחדש את Outlook כדי להשלים את ההגדרה.
לאחר הפעלת הגיבוי של Outlook, תראה תיבת דו-שיח של הודעת אבטחה ששואלת אם להפעיל או להשבית פקודות מאקרו - אתה רוצה לבחור "אמון בכל המסמכים מהמפרסם הזה" כדי שלא תתבקש שוב.
בשלב זה אמור להיות לך פתרון שפועל במלואו לאחסון מהיר של הודעות בארכיון, אבל ניתן להשתמש באותן טכניקות ליצירת פונקציונליות מתקדמת יותר - כמו מערכת GTD מלאה - זה רק עניין של להפשיל שרוולים גיקים ולהתחיל לעבודה .
הפתרון הזה הוא מה שעובד בשבילי, באמצעות Outlook 2007 המחובר ל-Exchange. אם אתה נתקל בבעיות, בוא ננסה להבין את זה בתגובות. בהצלחה!
אם אוטומציה של דוא"ל נמצאת בהישג ידך, הקפד לבדוק את המדריכים שלנולרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך עם ה-Trusted Trioאוֹהפרדת הדוא"ל שלך מהמטלות שלך.