כולנו רוצים לעבוד חכם יותר, אבל האם אנחנו מתקדמים או סתם מסובבים את הגלגלים שלנו? אולי תשמע מישהו אומר שהוא עובד הכי טוב תחת לחץ, למשל, אבל זו עשויה להיות טענה ריקה להצדיק דחיינות. הנה כמה שקרי פרודוקטיביות נפוצים שאנו מספרים לעצמנו שמעכבים יותר מאשר עוזרים לעבודתנו.
פוסט זה הופיע במקור בחברה מהירה.
טרייסי פולקס, מנכ"ל שלתתארגן בדרום אפריקה, אומר שרבים מדי מאיתנו נמצאים ב"עסק עסוק של עסוק".
"אנחנו תמיד ממהרים מפגישה לפגישה וטבועים בעבודה", היא אומרת. "זה לא עניין של לעשות יותר; זה עניין של קבלת בחירות נבונות יותר."
כיועצת פרודוקטיביות, פולקס מדברת עם העובדים על ניהול עומס העבודה שלהם: "אני תמיד שואלת את הקבוצה כמה חושבים שהם בעלי ערך לארגון שלהם, והידיים עולות למעלה", היא אומרת. "ואז אני מבקש מהם להשאיר את הידיים למעלה אם הם נותנים ערך מוסף, ורוב הידיים נשארות למעלה. אחר כך אני שואל כמה עושים את כל מה שהם צריכים לעשות בזמן, וכאן הידיים יורדות.
"אנשים חושבים שהם מוסיפים ערך, אבל אם הם לא עושים את מה שהם צריכים לעשות, במציאות הם לא. אתה בעל ערך לארגון שלך רק כשאתה עושה את מה שאתה נשכר לעשות".
שקרי פרודוקטיביות מפריעים, אומר פולקס. היא חולקת חמש אמונות נפוצות שמונעות מאיתנו להיות יעילים ככל שיכולנו להיות:
1. אתה עובד הכי טוב תחת לחץ
זהו שקר נפוץ שדחיינים אומרים לעצמם כהצדקה להמתנה, אבל פולקס אומר שהם מבלבלים בין מתח לאדרנלין.
"כשמישהו רוכב של הרגע האחרון, הוא חושב שהוא עובד הכי טוב כשהלחץ מופעל", היא אומרת. "האמת היא שאין יותר זמן ואין יותר אפשרויות, לכן הם צריכים לבעוט לעצמם בישבן או שהחרא יפגע באוהד".
במקום זאת, פולקס ממליץ לפרק את המשימה לחתיכות קטנות יותר, לתת לעצמך דדליין מוקדם יותר ולשלש את הזמן שאתה מעריך שהפרויקט ייקח.
"זה בסדר להשאיר קטע אחרון לסגור כדי להביא לסגירה, אבל אל תשאיר פרויקט שלם לרגע האחרון", היא אומרת.
2. אתה צריך לקחת את העבודה איתך הביתה
לימדו אותנו שמנהיגים עסקיים גדולים עובדים קשה, ולעבוד קשה פירושו לעבוד עד מאוחר, אבל פולקס אומר שמחקרים מראים שמנוחה מגבירה את היצירתיות ומגבירה את מהירות העבודה.
"אנשים שלוקחים עבודה הביתה לא מקבלים חופש", היא אומרת. "העבודה היא לא מ-8:00 עד 17:00, העבודה היא הרבה יותר ארוכה."
האמירה "אם אתה רוצה שמשהו יעשה, תן אותו לאדם עסוק" היא נכונה מכיוון שאדם עסוק כורך את כל העבודה שלו ל"מיכל זמן", פרק זמן מוגדר המוקצה לעבודה, והם פרודוקטיביים יותר עם השעות שלהם, אומר פולקס.
"האדם שמביא עבודה הביתה הוא פחות פרודוקטיבי לאורך היום", היא אומרת. "במקום להיות יעילים בזמן שהם עובדים, הם מסתמכים על העובדה שהם הולכים לסיים בבית. כתוצאה מכך הם עושים הכל לאט יותר". אמנם יש זמנים מסוימים שאנשים יצטרכו לעבוד שעות נוספות, פולקס אומר לךלא צריך להפוך את זה לציפייה היומית שלך.
3. צריך להשלים את כל מה שברשימת המטלות שלך
זה לא על לעשות הכל ברשימה שלך; זה על לעשות את הדברים הנכונים בזמן הנכון. פולקס אומר שאנשים עוזבים לעתים קרובות משימות מיקוד גבוה ותגמול גבוה להמשך אחר הצהריים, כשהם מרגישים שיפריעו להם פחות, והם מבצעים את המשימות המהירות, המהירות והקלות בבוקר, כי הם אוהבים את הכוח של למחוק דברים מהרשימה שלהם. עם זאת, ההפך הוא שהופך אותנו ליעילים יותר.
פולקס מציע לזרוק את כל המשימות שאתה מרגיש שאתה צריך לעשות לרשימת מטלות בודדת או אלקטרונית. "כשאנשים מחזיקים דברים בראש, זה כמו שיש להם ספגטי מוח - בלגן סבוך גדול", היא אומרת. "כשאנחנו ממלאים את המוח שלנו בפריטי פעולה, אנחנו מאטים את היכולת שלנו לעשות זאתלפעול. זה כמו לעבוד על מחשב איטי." לאחר מכן קבל החלטה מושכלת לגבי מה ברשימה שיניב הכנסות או יבצע תחומי אחריות מרכזיים בעבודה - אלה הדברים שאתה צריך לעשות. משימות מהירות, מהירות וקלות יכולות להמתין או להיות מואצלות.
4. פגישות צריכות להיות תמיד בבקרים
ברוב המקרים, פגישות הן משימות בעלות ערך נמוך, ופולקס אומר שתמיד יש להשאיר משימות בעלות ערך נמוך לשעות אחר הצהריים. "אם תצללו לפגישה דבר ראשון בבוקר, תנצלו את הזמן לפעילות שלא דורשת מיקוד וחשיבה שיא", היא אומרת.
במקום זאת, היא מציעהקביעת פגישות אחר הצהרייםאֶללנהל פגישה יעילה. "הלקוחות שלנו שמשנים את לוחות הזמנים שלהם מדווחים שהם מרוויחים יום עבודה אחד של פרודוקטיביות בשבוע", היא אומרת. "בנוסף הם לא צריכים לקחת איתם עבודה הביתה. זה האופי של להיות פרודוקטיבי ויעיל לעומת עבודה קשה".
5. אם זה לא שבור, אל תתקן את זה
רוב החברות משאירות את הפרקטיקות הסטנדרטיות שלהן לבד וההיגיון פשוט: חסוך זמן ואֵנֶרְגִיָהלתיקון מה שלא עובד. אבל גישה זו יכולה להוביל לשאננות.
דוגמה טובה היא תקשורת צוות. פולקס אומר שחברות רבות נצמדות לאימייל מכיוון שהן משתמשות בכלי זמן רב, אך חלק מהפלטפורמות, כגוןמחנה בסיסאוֹעבודת צוותPM, להפוך את התקשורת ליעילה יותר.
כדי לזהות תחום שניתן לשפר, מנהיגות צריכה לבקש מכל חברי הצוות מידע לגבי תהליכים שאינם אופטימליים. לאחר מכן זהה דברים בעלי עדיפות גבוהה, משימות תגמול גבוה וחקור אפשרויות.
"עם מהירות השינוי או חוכמה חדשה שנמצאה, מה שאתה יודע שעובד כעת, עשוי לעבוד טוב יותר", אומר פולקס.
בסך הכל, אלה מרכיבים כמה תפיסות שגויות נפוצות שיש לאנשים לגבי ביצוע דברים, אבל אם אתה מודע לתפיסות שגויות, אתה יכול בקלות להתחיל לעשות בחירות טובות יותר עם סדרי העדיפויות שלך.
חמישה שקרי פרודוקטיביות שאנו מספרים לעצמנו| חברה מהירה
סטפני ווזה כותבת על עסקים, ניהול זמן ואנשים מגניבים באמת למגזינים, אתרים וחברות.
תמונה מאתמילים+תמונות(שטרסטוק). תמונות נוספות מאתקווין דולי,מארק רולנד,סלוג סגול,וונדרליין,אלכסרהד(פליקר).
