כיצד אוכל להאציל לאדם לא אמין?

Lifehacker יקר,
גם בעבודה וגם בחיים האישיים שלי, אני אמור להאציל אחריות לאחרים. בדרך כלל זה נהדר כי זה עוזר לעשות דברים, אבל חלק מהעמיתים לעבודה והמשפחה שלי פשוט לא עושים עבודה מספיק טובה (למשל, דוחות לא שלמים או כישורי כביסה עלובים). חוץ מלעשות הכל בעצמי או לפטר/לא לעבוד יותר עם האנשים האלה, מה אני יכול לעשות?
חָתוּם,
עזר אבל מרגיש חסר אונים

עזר יקר,
האצלה היא משהו שכולנו צריכים וצריכים לעשות לפעמים - בין אם אנחנו מנהלים עוזרים, עובדים על פרויקט בית ספרי עם אחרים, או מחלקים משימות עם חברים ובני משפחה. עם זאת, האצלה היא אומנות ומיומנות - מיומנות קשה מאודרוב האנשים לא מעולים. לעתים קרובות, אנשים גם לא עומדים במשימות שניתנו להם. עבודה לקויה בדרך כלל אינה תוצאה של חוסר יכולת או פגם אופי (אם כי, כן, זה יכול להיות גם לפעמים). בואו נסתכל על הסיבות הנפוצות יותר לכך שאנשים טובים יכולים להיכשל או לבצע ביצועים נמוכים יותר במשימות שהוקצו כדי שנוכל לפתור את המצבים הללו.

האדם פשוט לא יודע מה אתה רוצה

כאשר אתה מוסר משימה, אתה צריך להיות בטוח שהאדם השני מבין בדיוק מה המטרות, המטרה והדרישות עבורה. אחרת, זה מתכון לאסון.

ככל שאתה ברור יותר איך התוצאה הסופית צריכה להיראות, כך ייטב. רק להגיד לבן שלך לנקות את החדר שלו, למשל, יכול להיות פתוח לפרשנות. עדיף לומר, במקום זאת, כל הבגדים צריכים להיות בסל הכביסה, ספרים על המדפים, וכלום על הרצפה. איך הוא מגיע לשם ומארגן הכל יכול להיות תלוי בו.

חשוב לא פחות,אַתָהצריך לדעת בדיוק מה אתה רוצה או מצפה. לא תבקש מבן הזוג שלך להכין תוכניות חופשה בלי לדעת איזה סוג של חופשה אתה רוצה לקבל, למשל, או עמית לעבודה לחקור חברות טכנולוגיה גדולות מבלי שאתה יודע את הסיבות לעשות זאת ואיזה סוג של מחקר אתה צריך .

השתמשתי בשירות Fancy Handsמיקור חוץ של חלקים מהחיים שלי, בדרך כלל עם תוצאות נהדרות לחיסכון בזמן, אבל גם עם החמצות לפעמים. רוב הפעולות המייגעות הלוך ושוב נבעו מכך שלא הכנסתי פרטים בבקשות שלי, כמו מספר קופת החולים שלי כשביקשתי מהעוזרים הווירטואליים לקבוע תור חדש לרופא. נסה לצפות מראש את כל השאלות או המשאבים שהאדם שאתה מעביר אליו עשוי להזדקק. בבלוג של טים פריס, Ramit Sethi מספקתמספר תבניות לכתיבת דוא"ל ברורים, לחיצה אחת-אחת, לעוזרים- שימושי לשליטה באמנות התקשורת הברורה בכל נסיבות.

האדם מרגיש מנוהל במיקרו

מתן הוראות ברורות אינו זהה לניהול מיקרו של האדם או לומר לו בדיוק איך תבצע את העבודה וכל הטריקים שבהם תשתמש. כשאנשים מנוהלים במיקרו, זהמערער את הביטחון שלהם והביצועים שלהם - יצירת מעגל קסמים שבו המאציל מייקר אפילו יותר. Harvard Business Review מכנה זאתתסמונת הגדרה לכישלון. (זה בערך כמו לבקש מבן הזוג שלך להכין ארוחת ערב ואז לעמוד מעבר לכתפו ולומר להם בדיוק אילו תבלינים לשים מתי ומה הם צריכים לעשות בכל שלב. כמובן שהם יייאשו לבשל שוב או לתת לְמַעלָה.)

עם זאת יש גבול דק בין להרפות לויתור על השליטה, כך שהאצלה היא למעשה פעולת איזון. נסו להתמקד בכוונת המשימה ולתת לאדם מקום לחקור דרכים להשיגה. במילים אחרות, הקצה את האחריות במקום הליך ספציפי, ופשוט בדוק מעת לעת עם האדם כדי לראות אם יש לו חששות או שאלות. סטיבן סינופסקי כותב בלינקדאין מספר דרכים שאתה יכולהאצלה יעילה ללא ניהול מיקרו, כולל מתן משוב במקום תיקון קורס:

אולי הדברים לא תמיד הולכים כמו שכולם רוצים וכשזה קורה מנהלים יכולים לפעמים להיכנס למצב "צריך לתקן את זה". סוג זה של תיקון קורס יכול להסיר רבים מהיתרונות במורד הזרם של האצלה ולהפוך לשלילה גדולה עבור אנשים. זה לא רק מבטל את הכוח, אלא גם מוריד את המוטיבציה. כשדברים לא הולכים כשורה, הזמן המתאים למשוב כנה ודיאלוג דו-כיווני.

האדם חסר ניסיון או כישורים

זה תמיד חכם לנסות לבחור את האדם הטוב ביותר לתפקיד, אבל אל תימנע מהאצלת משימות רק בגלל שאתה יכול לעשות את זה טוב יותר/מהיר יותר/קל יותר. אם אדם שאמור לבצע משימה לא התמודד איתה בעבר או שהוא חדש בארגון/סביבה, הם יצטרכו באופן טבעי קצת יותר תרגול לפני שיוכל לבצע אותה בצורה מושלמת או כמעט מושלמת. שקול אם זה המקרה, ואם כן, האצול בהדרגה, עם משימות קטנות שיכולות להוביל לפרויקטים גדולים יותר.אוניברסיטת רייסאומר:

זכרו שאפילו מטלות שאינן כוללות מיומנויות חדשות יכולות לספק הזדמנויות למידה. תתחיל בקטן. על ידי הגדלה הדרגתית של כמות העבודה שאתה מקצה, אתה יכול לעזור לעובדים להשיג ביטחון עצמי ובקיאות תוך הקלה על המעבר שלך מהמשימות הללו.

ספקו כמה שיותר תמיכה וכמה שיותר משאבים, ונסו להנמיך מעט את הציפיות שלכם בזמן שהאדם מבין את זה. זה קשה כאשר לעתים קרובות אתה עשוי להרגיש שזה פשוט קל ומהיר יותר לעשות את הדבר עצמו, אבל אם אתה באמת רוצה להוציא משהו מהצלחת שלך בטווח הארוך, אתה צריך להיות סבלני בהתחלה.

כמו כן, היו נדיבים בשבחים כאשר הם אכן עומדים או חורגים מהמטרות או חלקים מהם. רוב האנשים רוצים להתגאות בעבודתם. שוב מארז:

מחקרים מראים שאנשים עומדים בציפיות שלנו או יורדות מהן. חשוב להבין עד כמה התמיכה והביטחון שלך יכולים לעזור לעובד להצליח, כמו גם עד כמה ההיסוס או חוסר הביטחון שלך, גם אם מעולם לא נאמר מילולית, יכולים לערער תוצאה חיובית.

האדם פשוט לא בעל מוטיבציה

כולנו הכרנו את האדם הזה שפשוט אף פעם לא "מופיע" אומתרפס כל הזמן. אם האדם פשוט נראה עצלן מטבעו, אין הרבה מה לעשות בקשר לזה - אז דלג לחלק הבא למטה. עם זאת, לפעמים חוסר עניין הוא רק בגלל שהאדם לא מרגיש, בעסקים, "בעלות" על המשימה. אין להם אחריות או כל חלק בפרויקט.

אמנות הגבריותיש כמה טיפים מצוינים על האצלה באופן שאנשים יקבלו את המשימה ברצון:

כאשר אתה מאציל משימה למישהו, אותו אדם יברך את המשימה באחת משתי תגובות: טינה או גאווה. כדי להבטיח שזה האחרון, לעולם אל תאציל אחריות שכולם יודעים שאתה צריך לעשות באופן ספציפי. אתה מקצה משימות כאשר יש דברים חשובים יותר שאתה באופן אישי צריך לטפל בהם, לא כאשר אתה פשוט מוצא משימה לא נעימה. הכלל האישי שלי הוא לעולם לא להאציל דברים שלא הייתי מוכן לעשות בעצמי אילו יכולתי.

כאשר אתה מאציל משימה, ספר לאדם מדוע בחרת בו - מדוע אתה חושב שהכישרונות המיוחדים שלו מתאימים היטב לפרויקט. מחמאות מגיעות רחוק, ויעניקו לאדם תחושת צורך ותחושת מטרה.

בנוסף למשוב קבוע ותמיכה חיובית, לוח פרויקטים משותף (למשל, טבלת מטלות מסומנת, למשפחות, אולוח לבן) יכול לעזור לשמור על כולם במשימה.

האדם באמת לא כשיר או לא מוכן להשתפר

הטיפים שלמעלה מתמקדים בעזרה לך להפוך לגורם מוסמך טוב יותר כדי שתוכל לבצע את מה שאתה צריך לעשות בפועל. אבל לפעמים האדם השני לעולם לא יעמוד במשימה בגלל חוסר מאמץ או מיומנות. לאחר שנתת לאדם את היתרונות של הספק, האפשרויות שלך הן: א) להקצות לאדם משימות שונות המתאימות יותר ליכולותיו, ב) להנמיך את הציפיות שלך, ו/או ג) למזער את הסיכון של עבודה שבוצעה בצורה גרועה אם אתה לא יכול לפטר או לבטל את הידידות/לנטרל את האדם.

אם השותף שלך לדירה גרוע בלשטוף כלים, למשל, אולי החלף את חובות השאיבה שלך לשלו, תחלק את העלות של מדיח כלים, או תסכים לכל אחד לשטוף את הכלים שלך. אולי חבר קבוצת בית הספר שלך לא מצוין במחקר אבל יש לו דרך עם מילים וניתן להקצות אותו מחדש כראוי.HBR אומר:

[סטיבן קובי, סגן יו"ר FranklinCovey] מדגיש את הכוח של האצלה על סמך התשוקות העמוקות ביותר של הכפופים. "גלה מה כל אחד מהדיווחים הישירים שלך עושה הכי טוב והכי אוהב לעשות", הוא ממליץ, "לאחר מכן תשים את הכישרון והתשוקה הייחודיים שלהם לצרכי העבודה. בתשוקה, אנשים לא צריכים פיקוח: הם ייצרו פתרונות יצירתיים בעיות בפני עצמן.

האצלת אחריות נראית כמו צרות יותר ממה שהיא שווה לפעמים, אבל זה בדרך כלל טוב לכל המעורבים (ואם אנשים לעולם לא יאצלו, שום דבר לא ייעשה!). אם תקצה מחדש משימות שמתאימות יותר ותתייחס לבעיות אחרות שלמעלה, אתה עשוי להיות מופתע לטובה ממה שאתה יכול להשיג ביחד. אם לא, ייתכן שהאפשרות היחידה שלך היא להקיף את עצמך באנשים אמינים יותר.

אַהֲבָה,
Lifehacker

תמונות מאתתארים במכללה 360,פילקמפבל.