כיצד להתמקד ולהישאר פרודוקטיבי כאשר מצפים ממך להיות תמיד זמין

אין לך את הלוקסוס להתעלם מפגישות ודוא"ל, לשים אוזניות ולעבוד ללא הפרעה כל עוד אתה רוצה - למרות שאלו הם הזמנים שאתה באמתלעשות דברים. הסחות דעת הן אמיתיות, הן חלק מיום העבודה שלנו, והן לא נעלמו. אז איך תישאר פרודוקטיבי כאשר אתה צפוי להיות בראש תיבת הדואר הנכנס שלך, או לשמור על הודעות מיידיות פתוחות בזמן שאתה עובד?

הבעיה: הסחות דעת הן חלק מהעבודה שלך

בעבודה האחרונה שלי, לא היה לי את הלוקסוס לבדוק את המייל שלי רק כשרציתי. אנשים היו שואלים אותי ברגע שנכנסתי אם קיבלתי את האימייל שלהם מהלילה הקודם, ואם לא הגבתי למייל או ל-IM תוך כמה דקות - במיוחד אם זה דחוף - יכולתי לצפות שמישהו יעמוד לי שולחן שואל על זה. אני מוכן להתערב שהתפקיד שלך דומה: אתה כנראה לא יכול פשוט להגיד לבוס שלך "מצטער, אני בודק את המייל שלי רק פעמיים ביום."

תיבת דואר נכנס שמתמלאת לאט, הודעות מיידיות מסיחות את הדעת, פגישות שנקבעו כשאתה מנסה לעבוד - כולם עובדות החיים עבור רובנו, ולמרות שאנו דנים לעתים קרובות כיצד ניתן לבטל את הסחות הדעת, עבור רבים מאיתנו הסחות הדעת הללוהםהעבודה שלנו. אבל לא הכל אבוד! אתה יכול להביא את ההפרעות האלה תחת שליטה כדי שתוכל להתמקד ולבצע את העבודה מבלי להיות מתוסכל בכל פעם שמישהו שולח לך הודעות מיידיות, או מבלי לקפוץ לדוא"ל שלך בכל פעם שמגיעה הודעה חדשה. בפוסט הזה, אנחנו הולכים לדון כיצד.תמונה מאתTJ.

אז איך אתה לוקח שליטה כאשר אתה צפוי להיות בראש תיבת הדואר הנכנס שלך וזמין דרך IM כל היום? הנה הגרסה הקצרה: אתה צריך להתחיל לעבוד בתנאים שלך, אבל ללמוד ללכת על הקו בין מה שאתה יכול לברוח ממנו לבין מה שעמיתיך לעבודה - וחשוב מכך, הבוס שלך - לא יאפשרו. אל תגיד לבוס שלך שאתה "בודק את האימייל שלך רק ב-10:00, 14:00 ו-16:00", פשוט הגדיר את לקוח הדואר שלך לבדוק אם יש הודעות חדשות כל 90 דקות במקום כל חמש ולראות איך זה עובד. לקבל קריאה בגלל שחסר לך מייל? תחזיר את זה ל-60 דקות. רואים לאן אנחנו הולכים? בואו נצלול פנימה.

לאלף את תיבת הדואר הנכנס, ההודעות המיידיות והטלפון שלך על ידי הפעלתם על טייס אוטומטי

הדואר האלקטרוני שלך, ההודעות המיידיות הארגוניות והטלפון שלך הם כנראה המקורות הגדולים ביותר להסחת הדעת בעבודה שלך, ובכל זאת הם הדברים שתמיד מצפים ממך להגיב אליהם כשהם מתחילים לצלצל ולצפצף. זה לא אומר שאתה צריך להיות עבד לזה. להלן כוונתנו:

שים את האימייל שלך על טייס אוטומטי: לפני שתוכל להפסיק בנוחות לבדוק את הדוא"ל שלך כל כמה דקות, תרצה לוודא שאינך מפספס שום דבר חשוב.

• השתמש בכלים ששומרים על ניקיון תיבת הדואר הנכנס שלך באופן אוטומטי. לְדוּגמָה:Unroll.meאוסף אוטומטית ניוזלטרים ומנויים, מגלגל אותם לניוזלטר יומי יחיד, ולאחר מכן מאפשר לך לבחור איזה מהם יגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך.בּוּמֵרַנְגהואאחד הכלים האהובים עלינולתזמון ועיכוב הודעות עד שתצטרכו לראות אותן ועוד. זה עובד גם ב-Outlook, כך שאם המשרד שלך לא משתמש בחשבונות Gmail או Google, אתה עדיין יכול לקצור את היתרונות שלו לניקוי תיבת הדואר הנכנס.

• שימוש במסננים ובכללים כדי לבצע עבורך הרמה כבדה. בין אם זה Gmail, Outlook או משהו אחר, ניתוב דואר מתיבת הדואר הנכנס שלך ישירות למקום בו בסופו של דבר צריך להיות חוסך זמן ונותן לך סיבה אחת פחות לקפוץ כשמגיעה הודעה חדשה. אתה יכול גם להגדיר מיילים מהבוס שלך כך שיסומנו באופן אוטומטי כדחוף, השתמשתיבת הדואר הנכנס המועדפת של Gmail תרחף דבר חשוב למעלה, או אפילוהשתמש במסננים כדי לעקוב אחר הודעות שאתה רוצה לעקוב אחריהםאז אתה לא צריך לזכור.

• קבל מערכת. כלים מיוחדים אינם תרופת פלא. הכלי החזק ביותר לניקוי תיבת הדואר הנכנס הוא אתה.הפסק להשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך כמו ארון תיוקוהכנס את המטלות האלה למשהו שבאמת תשתמש בו, גם אם זה עט ונייר, ותייק את ההודעות שלך כך שלתיבת הדואר הנכנס שלך ייקח פחות זמן ואנרגיה להסתכל. אנחנו מעריצים שלהשלישייה המהימנהשל תיקיות: זה עובד כמו קסם לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך ריקה, גם אם אתה רק מעביר דברים.

חזור לאחור באיזו תדירות אתה בודק את הדואר שלך: כמו שציינתי, בעבודה האחרונה שלי, לתפוס מסר חשוב לעומת החמצה זה יהיה לרוב ההבדל בין להיות לפני המשחק או בפיגור חסר תקווה. אם אינך יכול לבדוק את האימייל שלך כל כמה שעות, נסה להגדיר אותו כך שיבדוק כל שעה במקום זאת. אם זה לא עובד בשבילך, הגדר אותו לכל חצי שעה. מצא איזון שעובד בשבילך - כיבוי הודעה אוטומטית לא אומר שאתה צריך לוותר על התואר "התשובה המהירה ביותר במשרד" - תאמין לי, אני הייתי הבחור הזה במשך שנים.

הנקודה היא לא להפסיק לקבל את המייל שלך, רק כדילהפסיק לקפוץ כמו כלב מאולף בכל פעם שהודעה חדשה נוחתת, וכדי לבחור את פרק הזמן הקטן ביותר שאתה יודע אתה יכול לעבור בין המחאות. כך אתה יודע כמה זמן אתה יכול לעבוד בשלום בין הודעות חדשות. הסחות דעת מפסיקות להיות הסחות דעת כשהן מתוזמנות, מתוכננות, ובתנאים שלך. אתה עדיין יכול לקבל את הנוחות של דוא"ל כמעט בזמן אמת מבלי לשמוע "דינג!" כל 30 שניות.

אמן את עמיתיך לעבודה להבין ולכבד הודעות רחוקות: בעבר, הודעת החוץ שלך הייתה הדרך האינפורמטיבית ביותר שבה תוכל לספר לחבריך היכן אתה נמצא או מה אתה עושה. גם אם אינך משתמש ב-IM באופן חברתי, הבא את העקרונות האלה למשרד. במקום פשוט לתייג לעצמך "לא רחוק", בחר "מותאם אישית" והודיע ​​לעמיתיך לעבודה - יגיב להודעות IM תוך 30 דקות. התקשר אם זה דחוף." או "לצאת לארוחת צהריים, אחזור ב-14:00." השתמש בסטטוס ה-IM שלך ככלי תקשורת פרואקטיבי - אולי זה לא ימנע מהקולגות שלך לשלוח לך הודעות, אבל עם הזמן, בין התגובות האוטומטיות שלך לבין חיזוק הנקודה על ידי דיבור איתם, הם יבינו שהודעת הסטטוס שלך היא לטובתם .

הפוך את הטלפון שלך פחות להסיח את הדעת על ידי שמירה על שקט אך בטווח ראייה: יש לך שליטה מועטה באופן מפתיע על הטלפון השולחני שלך - אחרי הכל, כשמישהו מתקשר אליך הוא בעצם אומר "אני רוצה את תשומת הלב שלך ברגע זה", אז לנתק את זה מהחשמל. טריק אחד שהשתמשתי בו היה להזיז את הטלפון כך שמחוון השיחה המהבהב ומזהה המתקשר היו נראות משדה הראייה שלי בזמן העבודה על המחשב שלי, ואז לכבות את הצלצול. כך אף פעם לא נבהלתי או נרתעתי מטלפון רועש, וכשהנורה האדומה התחילה להבהב, יכולתי להציץ בו מבלי להוריד את האצבעות מהמקלדת ולהחליט אם לענות לו. גם אם לא עניתי אבל הייתי רוצה להתקשר לאדם בחזרה, הייתי רושם בקובץ טקסט פתוח על שולחן העבודה שלי כדי להחזיר לו צלצול ולחזור למשימה שעל הפרק.

אותו דבר חל על הטלפון החכם שלך. אם אתה יכול, השאר אותו מעוגן במקום שבו תוכל לראות אותו, וכןלגזום את ההתראות האלהאז זה גם לא הסחת דעת. אני אוהב לשמור על הצליל כבוי בזמן שאני עובד, אבל אם אתה צריך רמזים נשמעים, נסהמערך ההתראות המרגיעות שלנולצלילי התראה עדינים יותר.

הוסף הזמנה ליומן שלך על ידי תזמון הכל

אתה לא צריך לרדת לרמה שלמתכנת את כל היום שלך, אבל כשאנחנו אומרים "תזמן הכל", אנחנו מתכוונים לתזמן את זמן העבודה שלך, ארוחת הצהריים שלך, ההפסקות שלך, כל מה שאתה רוצה לנצל את הזמן שלך עבורו. הזמן ה"חופשי" היחיד בלוח השנה שלך צריך להיות זמן שבו אתה באמת זמין לשיחות טלפון ולפגישות - זמן שלא מוקצה למשהו ספציפי. גם אז, ברגע שזה קורה, כדאי לתזמן את זה.

כשהייתי מנהל פרויקט, היו לי פגישות כל יום. גרוע מכך, הייתי אחראי לתזמון רובם. למדתי די מהר שהפעם היחידה שבה יכולתי באמת להגיד לאנשים שאני "לא זמין" היו הזמנים שהיו חסומים בלוח השנה שלי (וגם אז, הם היו מתעלמים מזה, אבל זו בעיה אחרת לגמרי). אז התחלתילתזמן את העבודה שלי- או פעמים שבהן הייתי ראש למטה ורציתי שכולם ידעו שאני עסוק. ואז התחלתימתזמן את ההפסקות שלי במיוחדכדי שאנשים יידעו מתי אני לא בסביבה ומתי אחזור. לפעמים הפגישות האלה היו פרטיות (אך עדיין חסומות בלוח השנה) אבל הן הביעו את המסר. עם זאת, היו גמישים - לפעמים תצטרכו לתת למישהו לחדור לזמן העבודה שלכם אם זו הפעם היחידה שכולם יכולים לקיים פגישה. כשתהיה מוכן לקחת את זה לשלב הבא, שקולתזמון מראש של ימים שלמיםכ"פנימה" או "בחוץ" על סמך מה שצריך לעשות באותו יום.

לבסוף, תן ללוח השנה שלך לעבוד בשבילך במקום נגדך.לוח שנה בומרנגהואכלי נהדרשימלא אוטומטית את הפגישות שלך עם מיקומים, משתתפים וזמנים על סמך האימייל שלך, ויאפשר לך לראות - מתיבת הדואר הנכנס שלך - אם אתה פנוי בזמן מסוים. אין עוד מעבר בין היומן שלך לתיבת הדואר הנכנס שלך כדי לבדוק את לוח הזמנים שלך.

שמרו על עצמכם, שלטו בסביבתכם ולמדו את חבריכם לעבודה נימוסים

עבור רבים מאיתנו, סביבת המשרד שלנו היא הדבר שיש לנו הכי פחות שליטה עליו. מה שכן יש לך שליטה עליו הוא מצב הרוח שלך, הבריאות שלך וההתנהגות שלך במשרד. הנה איך להתמודד עם הפיזי:

• תשמור על עצמך: זכור, יש לך רק אחד אתה, אבל עבור החברה שלך, אתה משאב. אולי מעריכים אותך, אבל אם תיפול מחר, הם ימצאו מישהו שיאסוף את העבודה שלך. קח את הבריאות שלך ברצינות. לישון מספיק, להתעמל, ולאכול טוב. כאשר אתה במצב נפשי ופיזי טוב, תתמודד טוב יותר עם הסחות דעת, תהיה יותר גמיש ומוכן להחליף משימות, ותהיה פרודוקטיבי יותר. אל תזלזלו ביתרונות הנפשיים של שנת לילה טובה, וביתרונות מצב הרוח של פעילות גופנית.

• שדרג את השולחן או התא שלך: גם אם אין לך משרד עם דלת שאתה יכול לסגור כדי לחסום הסחות דעת, אתה עדיין יכול לשנות את שולחן העבודה שלך כדי להקל על הטיפול בהם. פנה אל הכניסה לחלל העבודה שלך, אם אתה יכול, או לפחות עבוד צדדי אליו כדי שתוכל לראות אנשים מגיעים. השקיעו באמראה צגאו הגדר את הטלפון או הטאבלט שלך כשהמצלמה פועלת כדי שתוכל לראות מי עומד מאחוריך. הוסף כמה צמחים, אם לא בגלל סיבה אחרת מאשר לשפר את מצב הרוח שלך.

תן לעצמך להתמקד: אני תומך ענק שלשימוש באוזניות כדי לעבוד לצלילי מוזיקה ולהימנע מהסחות דעתבמשרד, ותוך כדיבהחלט יש תיק נגד זה, אני חושב שזה מופחת בקלות על ידי קשוב למישהו רוצה את תשומת הלב שלך. תן לעצמך את הזמן והכלים להתמקד בדברים שאתה צריך לעשות - אם זה אומר לשים את האוזניות שלך ולהתעלם מהטלפון, לך על זה!תמונה מאתjm3.

• אימון עמיתיך לעבודה: זכור, כולנו מבוגרים כאן. אם מישהו מפריע נורא, כמו שהוא לוקח הפסקות תכופות וההפסקות האלה במקרה נמצאות ליד השולחן שלך בזמן שאתה מנסה לעבוד, פשוטתהיה מנומס ותגיד להם, או השתמש בו כתירוץ לקחת הפסקה משלך. אם עמיתיך לעבודה מפריעים לך כשאתה עסוק, הודע להם. אל תסגור אותם - אינך רוצה להחזיק את שיטת הפרודוקטיביות שלך מעל ראשו של מישהו אחר (זו הדרך המהירה ביותר לסיים את הקריירה שלך ללא מוצא). במקום זאת, היו גמישים והודיעו לעמיתים לעבודה שלכם שאתם נותנים להם כלים כדי לעבוד איתך טוב יותר - הם רק צריכים להסתכל עליהם.

• הקדיש זמן לסקירה: לבסוף, להיות תמיד זמין ותמיד דלוק כשאתה במשרד (או גרוע מכך, כשאתה לא) יכול להקשות מאוד לחזור אחורה ולראות את התמונה הגדולה. הקפד להקדיש לפחות קצת זמן כדי לחזור לקשר עם מה שאתה עושה ולמה, בניגוד פשוט לקחת עבודה עמוסה כשהיא באה. אני מוצאהסקירה השבועית היא דרך מצוינת לעשות זאת, אבל איך שתעשה זאת, חיוני לשמור את הראש מעל המים ולסנן את הסחות הדעת מהעבודה החשובה.

השורה התחתונה: לערבב מחדש את הסגנון שלך, ולבצע שינויים מתונים ומצטברים

ההנחה הגדולה ביותר כאן היא שכל שיטות הפרודוקטיביות הללו נהדרות, ולמרות שהן קלות להשגהשקוע בכל הקשור לפרודוקטיביות, השיטה היחידה שתעבוד עבורך היא השיטה שבה אתה באמת תפעל, והיא מתאימה לדרך שבה העבודה שלך דורשת ממך לעבוד.תמונה מאתmlpeixoto.

אל תפחדלמיקס של אחת מהשיטות הללו או את כולןליצור מערכת פרנקן משלך שמאפשרת לדברים החשובים לעבור תוך מתן מקום להתמקד בעבודה שלך. בדוק את זה, נסה את זה, ואם אתה לוחץ חזק מדי בכיוון אחד, הקל יותר. היו גמישים, ותמצאו את עצמכם פחות מתעצבנים מכל בקשת פגישה או הודעה מיידית שתקבלו.