ההודעה הראשונה שאפשר לשקול באימייל נשלחה לפני יותר מ-30 שנה, וזה כנראה הזמן שבו אנשים התחילו לקשר חרדה וחוסר ודאות למילים "תיבת דואר נכנס" ו"הודעות שלא נקראו". הכלים הזמינים לקריאה ושליחת מיילים התקדמו במידה ניכרת מאז, אבל מה אתה בעצםלַעֲשׂוֹתעם כל הפטפוטים האלה, בלי לאכול ימים שלמים של זמן עבודה, זה תלוי בך. למרבה המזל, כיסינו שפע של שיטות סינון ועיבוד ותיקוני תוכנה שהופכים את הדוא"ל לפחות מלחיץ וגוזל זמן לאורך השנים, ורשימה של 10 מאיצי הדוא"ל הפוריים שלנו היא אחרי הקפיצה.
10. סמן/תעדוף הודעות שנשלחו רק אליך
אם אתה בתוך חברה גדולה, או רק חלק מקבוצת אימייל גדולה, כנראה שאתה מקבל הרבה הודעות שלא באמת ממוענות אליך ישירות, אבל הן נוחתות באותו הפח כמו האחרות. הבדל בין דיוור ישיר שצריך לראות את זה לבין התפוצצות לידיעתך קבוצתית עם קידוד צבע, זמין בהגדרות שלהַשׁקָפָהוThunderbird, או החצים הפשוטים > ו-> המופעלים ב-Gmail.
9. הגדר מסננים חיוניים
תגובות אש מהירות וניקוי תיבת הדואר הנכנס נהיות די ישנות אם אתה צריך לעשות אותן כל יום - הדרך הטובה ביותר להפיל את הדוא"ל המוגזם שלך היא להבין מאיפה הוא מגיע ולמקם אותו במקום שבו הוא לא יפריע לך מיד. . באמצעות אסט חזק של מסננים הניתנים להתאמה אישית, אתה יכול להפריד בין מידע ומשימות נחוץ לתזכורות שחוזרות על עצמן. לא יודע בדיוק את מי צריך לסנן? השתמש ב-מגמות דוארכלי לדמיין את נפח הדואר שלך בכל דרך שתרצה. (הפוסט המקורי של Mail Trends).
8. שולט בחיפוש הודעות מתקדם (Gmail)
חלק גדול ממה שמייחד את Gmail מהעושר של ספקי אימייל מבוססי אינטרנט אחרים (מוכשרים לחלוטין) הוא הארכיון שלו עכשיו, אתוס חיפוש מאוחר יותר - הקדישו מעט זמן לאחר הגדרת חיפושים מתמשכים, ולא תצטרכו לבזבז זמן שוב חופר בשורות של הודעות כדי למצוא את ההודעה הנכונה. אָדָם רִאשׁוֹןהוביל אותנו דרך פונקציונליות החיפוש של Gmailבתקופה ש-Gmail עדיין היה דבר חדש, אבל השיעורים מועילים לא פחות היום.
7. עיבוד דואר אלקטרוני בקבוצות
לפעמים אנחנו האויבים הכי גרועים של עצמנו כשזה מגיע לעומס באימייל. שליחת הודעות "לפני שאשכח" בשעות חופש, קריאת דוא"ל כשאין זמן לפעול לפי זה, ולוחות זמנים רופפים לקריאה ומענה - כל אלה תורמים לתחושה הזו של להיות מתחת למפל בנפח גבוה. סופר רב מכרטים פריסמציע את שמונת הטיפים שלו שעוזרים לךכיצד להרחיק דואר אלקטרוני בערבים ובסופי השבוע.
6. אחזר קובץ באמצעות דואר אלקטרוני:
אם אתה מהסוג שמשאיר את לקוח הדואר האלקטרוני שלו פתוח כל הזמן, הטריק הזה יכול להיות שומר צוואר אמיתי, או פשוט דרך מסודרת לתפוס קובץ. באמצעות מילת מפתח ושם קובץ, אתה יכול להגדירMail.app במחשבי MacאוֹOutlook במחשבים אישייםלשלוח לך את הקבצים שלך. אם שום דבר אחר, אתה עשוי לשכנע את עמיתיך לעבודה שיש לך כוחות קסם בדוא"ל, ואולי להניא אותם מלהעביר לך דואר זבל שוב עם "בדיחות" של חמישיות - רק זה אמור לחסוך לך קצת זמן וכאבי ראש שנגרמו מגניחות. (מְקוֹרִימקוחלונותפוסטים בגרסה).
5. קבץ וארגן את אנשי הקשר שלך
לחלק זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל מעט מדי אנשים מנצלים ורותמים את הכוח של קיבוץ אנשי קשר. בין אם זה פרויקט שאתה משתף בו פעולה, קבוצה של חברים ידועים שאתה משתף איתם בדיחות וסרטונים באופן קבוע, או סתם דוא"ל חד פעמי שאתה מוסיף לו שמות לאט, הקיבוץ הוא סופר קל בGmail, אבל Outlook ו-Thunderbird מאפשרים גם קבוצות עם כינויים. מוצאים שקבוצת ה"בדיחות" שלכם כמעט יוצאת ל"ג'ון" הבוס? ערוך את ערכי ההשלמה האוטומטית שלך ב-Outlook עםNK2View, או עקוב אחר עורך Macworld אחדעצות למניעת ערבובים. (מקורי NK2View פוסט)
4. עבד/ארגן את המייל שלך עם מערכת מהימנה
בין אם אישי או מקצועי, דחוף או ראוי לדחייה, המייל שלך צריך מקום ללכת אליו ולא ללכת לאיבוד בדשדוש או לתפוס מקום מיותר במסך, או נפשי. המערכת המועדפת על ג'ינה היא תלת-תיקיותטריו מהימן, שאותו היא הפיקה מגורו פרודוקטיביותשל מרלין מאן תיבת דואר נכנס אפסתיאוריות, ושניהם הם עמודי התווך של החשיבה שלנו כאן ב-Lifehacker. אבל הצצנו גם למערכות אחרות שעשויות לעבוד טוב יותר עבור חלקן, כולל מערכות ספציפיות ל-Outlook, כבדות תיקייה ודגל"אפס הקפצת אימייל"והדריגהתיבת דואר נכנס 0.5. ואם אתה מאמין שתיבת הדואר הנכנס ורשימת המטלות שלך צריכות לפעול בהרמוניה מושלמת, אתה לא יכול לטעותזכור את תוסף שילוב Gmail של מילקעבור פיירפוקס. (פוסט מקורי של Zero Email Bounce) (פוסט מקורי של תיבת דואר נכנס 0.5).
3. לעולם אל תשכח קובץ מצורף
רגעים ספורים מצדיקים לחיצת מצח יותר מאשר לקבל תשובה "אני לא רואה את הקובץ המצורף"... חמש דקות לפני שאתה עומד לעלות על טיסת החופשה שלך. הימנע מהחלקות כאלה עםתזכורת לקובץ מצורף של Gmail סקריפט של Greasemonkey, דומהמאקרו תזכורת לקובץ מצורף של Outlook, או פשוט לפתח אמערכת לא לשכוח קבצים מצורפים לעולם. אף אחד מהם אינו עמיד בפני שטויות, אבל הם עשויים להאט אותך מספיק כדי להבין ש- QuarterlyResults.xls אינו היכן שהוא צריך להיות. (פוסטים מקוריים עלGmail,הַשׁקָפָה, ושִׁגרָתִיטכניקות).
2. איחוד כתובות דוא"ל מרובות עם Gmail
אם קראתם עד כאן, סביר להניח שהבנתם שאנחנו מעריצים די גדולים של Gmail כאן, אבל הפריצה הזו היא סיבה מצוינת לכך. אתה יכוללייבא דואר כמעט מכל חשבון לתיבת דואר נכנס נפוצה, שלח והשב לדואר מאותן כתובות, ובדרך כלל שים את כל צרכי הדוא"ל השונים שלך במיכל אחד, מבלי שתצטרך לשלוח הודעת שינוי כתובת לכל רשימת אנשי הקשר שלך.
1. אוטומציה של ביטויים ושורות נפוצות עם AutoHotKey/Texter
כמה מיילים מייצגים ביטוי אמיתי של רעיונות ייחודיים וחילופי שיחה, אבל הרבה מהם הם פשוט "תודה על הקישור!" או "התקשר אלי עם כל חשש" וכדומה. אדם פאש שלנו הבין את זה, התעסק עם AutoHotKey והגיע עםמילים, אמצעי פשוט אך יעיל להדבקת טקסט, קוד, חתימות ושורות אחרות בשימוש נפוץ בכל מקום בשולחן העבודה של Windows. חלק מההשראה שלו היה עד כמה מועיל ההקלדה-החלפת AutoHotKeyלהפיל אימייל שחוזר על עצמו, וזה נכון לגבי כלים דומים כמוTextExpander עבור Macוקטעים עבור לינוקס. אם אתה משתמש ב-Thunderbird שאינו זקוק להחלפת טקסט בכל המערכת, עיין ב-סיומת QuickText. (פוסט QuickText מקורי).
לאילו עוזרי תיבת דואר נכנס וכלים פספסנו? איך אתה שומר את הדואר החשוב שלך בהישג יד מבלי לאבד את הדברים הפחות חשובים? שתף את הטיפים, הטכניקות ותיאוריות הטריאז' שלך בתגובות.
