אמרת כן לפרויקט אחד או שניים יותר מדי, ועכשיו אתה חושש שלא תוכל לספק. עכשיו זה לא הזמן להתפלש בחרטה. הנה איך לצאת מתחת לעומס העבודה העצום שלך.
ראשית, קח נשימה עמוקה
רובנו התחייבנו בעבר, בין אם בגלללא רצינו להיות מטומטמים כשאמרנו לאאו בגלל שזלזלנוכמה זמןאו מאמץ שהפרויקטים שלנו ייקחו. חפרנו את התעלה הזו בעצמנו, והידיעה הזו עלולה להחמיר את הלחץ והאשמה.
עם זאת, אתה לא יכול לעשות שום דבר עכשיו על שלקחת על עצמך יותר מדי, והלחץ על הלחץ בעבודה שלך רק מכפיל אותו. אז הדבר הראשון שצריך לעשות הוא לקחת צעד אחורה ולהירגע. חוויתי לאחרונה התקפי פאניקה מעצם המחשבה על הר העבודה שהתחייבתי אליו. לעתים קרובות, הרגשתי משותק.לאחר מחקר של אסטרטגיות התמודדות, גיליתי שתרגילי נשימהועודאסטרטגיות להפסקת חרדהעזר לי להתרכז מספיק כדי להתחיל לתקן את המצב במקום להתבסס עליו. זה גם עוזר להזכיר לעצמך שהתקופה הזו תעבור, ואתה תעבור אותה. עכשיו בואו ניגש לעבודה.
תעדוף את הפרויקטים שלך
הדבר הבא לעשות הוא לעשות חשבון נפש של מה יש בצלחת שלך ושל המועדים המפחידים האלה. מה אתה צריך לעשות שזה באמת חשוב ודחוף? מיין את המשימות והפרויקטים שלך באמצעותמטריצת אייזנהאואר:
הכל אולי נראה חשוב, אבל לא הכל שווה חשיבות.גלה מה באמת חשובעל ידי גריל הבוס שלך ושאלת עמיתיך לעבודה.
לגבי דחוף, זה כל הדברים שיש להם דד-ליין - וסיבה מאחורי המועד, לא רק דד-ליין מורכב. לדוגמה, הגשת המיסים שלך היא דחופה (וחשובה), בעוד שהגשת דפי הבנק שלך אינה דחופה.
כל דבר שלא נמצא בתיבה "דחוף וחשוב" מספר 1 הזה יכול להמתין, להאצל או לבטל אותו. אתה יכול להסביר את ההחלטות האלה לבוס שלך על ידי הדגשת שאתה צריך זמן לעבוד על הפרויקטים שיעשו את ההבדל הגדול ביותר לחברה.
לאחר מכן, בחר את הפרויקט בראש סדר העדיפויות שלך והתמקד רק בזה. אל תחשוב על המשימות האחרות עד שתצטרך, כדי שתוכל לשמור על השקט הפנימי שלך.
מה אםהַכֹּלברשימת המטלות שלך דחוף וחשוב ועדיין אין לך מספיק זמן? המשך לקרוא.
האציל את מה שאתה יכול
חלקו פרויקטים למשימות הקטנות ביותר האפשריות וראו אם יש חלק שניתן להאציל.אם מישהו יכול לעשות את העבודה ל-70% שלמות, האציל אותו, אלא אם המשימה היא עיקרית לעבודה שלך. אולי הם לא יעשו את העבודה בצורה הטובה ביותר שאתה יכול, אבל אתה צריך עזרה כדי לבצע את שאר העבודה שלך.
כמו כן, אם ניתן לעשות משהו תוך 2 דקות או פחות, האצל אותו.לדוגמה, עבור כתיבת הפוסט הזה, לא יכולתי לבקש ממישהו אחר לכתוב את המתאר שלי או לסיים את הטיוטה שלי. עם זאת, ברגע שידעתי אילו דוגמאות ספציפיות אני הולך לכלול, יכולתי לבקש ממישהו לתפוס לי את הקישורים ב-Lifehacker שהייתי צריך להוסיף. זו משימה קטנה, אבל כל פיסת עזרה נחשבת.
אם אין לך למי להאציל, שקול להשתמש בשירות כמוידיים מפוארות,TaskRabbit, אושירותי מיקור חוץ אחרים. השתמש בהם גם לחיים האישיים שלך אם המחויבות המוגזמת שלך בעבודה גורמת למתח או למצוקת זמן כשאתה בבית.
בקשו הארכת מועד
חסר תאריך יעדמבאס, אבל עדיף מאשר לא להשלים את המשימה בכלל. שאל אם ניתן להזיז את המועד. מועדים מסוימים כנראה לא יכולים, אם הם פרויקטים קריטיים או פרויקטים אחרים תלויים בציר הזמן המחמיר. עם זאת, אתה עשוי להיות מופתע עד כמה מועדים אחרים עשויים להיות גמישים. (היה לי פעם בוס שיצר "דד-ליינים" קצרים באופן מלאכותי כי הוא חשב שהלחץ מניע. ברגע שגיליתי את זה, המועדיםהפך להרבה פחות מלחיץ- כי הפסקתי לחשוב עליהם.)
תן לבוס שלך הודעה מוקדמת ככל האפשרשתזדקק להרחבה, והסבר בקצרה מדוע. אתה יכול גם להציע למסור את החלק של הפרויקט שכבר הסתיים.
זה חל גם על פרילנסרים ובעלי עסקים קטנים. כעצמאי, אנישִׂנאָההפרת הבטחות שהבטחתי ללקוחות, אבל למרבה המזל האנשים שעבדתי איתם הבינו. רק אל תעשה את זה לעתים קרובות מדי.
כמוצא אחרון, בטל פרויקט
אם אינך יכול לקבל הארכת מועד או שאינך יכול לדמיין פתרון אפשרי אחר,הגיע הזמן להפסיק. אולי אתה סתםמעל הראש שלך, אבל למען עבודתך או רווחתך, ייתכן שתצטרך לוותר על פרויקט.
עזוב בחן עםהתנצלות כנה, לוקח אחריות על הצורך לבטל. אולי תציע לפצות על זה - אבלרק אם אתה באמת יכול, כי אחרת אתה רק מתחיל מחדש את מחזור התחייבות יתר.
למד מהניסיון כדי לאזן את המחויבות שלך בעתיד
לאחר שתעבור את התיקון הקשה הזה, הגיע הזמן לעשות חשבון נפש כדי שתוכל למנוע את זה לקרות שוב. הימנע מהתחייבות יתר באמצעות שלושת השלבים הבאים:
הערך זמן טוב יותר:רובנו ממעיטים בכמות הזמן שאנו חושבים שמשימה תיקח, גם אם עשינו את אותה משימה בעבר. כדי לפצות על "הכשל התכנון" הזה,להעריך את הזמן עבור המשימה, ולאחר מכן להכפיל אותואו אפילו לשלש אותו. זה גם ישאיר מקום לכל כישלונות אפשריים שאתה עלול להיתקל בהם אך אינך יכול לחזות כעת.
קבע משא ומתן על המועדים שלך או קנה לעצמך קצת זמן:הבוס שלך או הלקוח שלך עשויים לקבוע את המועדים שלך, אבל זה לא אומר שהם כתובים באבן. ספר להם כמה זמן אתה יכול להשלים את הפרויקט באופן ריאלי. אם הם מתעקשים על תאריך יעד נתון, התמודד עםהתוצרים במקום המועד האחרון: שאל מה אתה יכול לספק עד המועד הזה ולמה אפשר להעביר מאוחר יותר.
למד להגיד לא:זה החלק הכי קשה אבל אולי הכי חשוב.דחו אחריות חדשה אם הם היו מותחים אותך רזה מדיאו שהם לא באמת שווים את זה. זכור: "אם זה לא גיהנום כן, זה לא." אֲפִילוּאנשים שמחים יכולים ללמוד להגיד לא לעתים קרובות יותר,בנימוס כמובן. כשאתה מציין כמה כבד עומס העבודה שלך, רוב הבוסים יבינו אם אתה צריך להגיד לא - לעשות זאתלא בהכרח יהרוס לך את הקריירה. זה באמת יכול להציל את זה. עדיף לך להגיד לא מאשר להתחייב למשהו ואז לאכזב אחרים.
אולי אתה מרגיש מוצף עכשיו, אבל על ידי הפחתת עומס העבודה שלך ככל האפשר וחריש בסדרי העדיפויות שלך בזה אחר זה, אתה תתגבר על המצב הקשה הזה. ואז לפעם הבאה, היה אמיץ ובררני עם התחייבויות שאתה יכול לקיים באופן מציאותי.
איור מאת סם וולי.
